傳統郵件備份方式缺點多 回復歷史郵件曠日費時

隨著營運績效蒸蒸日上，啟碁科技的客戶不但遍及世界各地，更在大陸設立了龐大的生產線，因此，電子郵件便成為傳遞訊息最快速、重要的管道。啟碁科技資訊部資深主任江孟興表示：「為了確保企業內部機密資料安全，除了內部員工之間的訊息傳遞之外，其餘郵件都必須透過台北主機收發，所以每天外部對內的郵件流量高達20G，大約3萬5000封郵件；同時公司內部有不少自動化資訊系統，也倚賴電子郵件作為發送報表或通知的媒介，因此內部郵件流量則超過100G，信件量為36萬封，數量非常龐大。」
在2008年之前，啟碁科技在美國沙賓法案的要求下，所有與合作夥伴和客戶之間的往來郵件，全部都定時備份到磁帶上，長久下來卻衍生出管理上的困擾：當法務部門需要郵件資料做為法律需求依據、或業務單位人員異動，需要尋找歷史交易郵件時，往往必須根據同仁所提供的時間點，先將磁帶中的資料還原倒回，逐一查詢是否有符合同仁需要的郵件，不但查詢的步驟與時間非常久，更導致資訊部門工作負擔愈來愈沈重。為能即時回應各部門提出的的需求，以及提高資訊部門的工作效率，啟碁科技決定引進郵件備份、歸檔管理系統，在考量自身的郵件規模、產品特性、導入成本、和技術支援能力後，從眾多的廠商中，決定採用Openfind MailBase。

獨家支援離線全文查詢功能 大幅縮短郵件回覆時間

啟碁科技選擇Openfind MailBase的主要原因，在於其提供的摘要索引庫功能，能夠在實體歸檔郵件離線的狀態下，仍提供離線郵件、附檔全文檢索的能力，不但能節省線上、近線郵件歸檔儲存的空間，資訊人員更能提前利用同仁所提供的資訊，例如收件人、內文、夾檔等等資料，利用摘要索引庫的方式檢索，並從後端儲存設備(磁帶)，針對歷史離線歸檔郵件庫直接調閱即可。這一個功能，能大大縮短IT部份查詢、調閱歷史信件的時間。江孟興主任指出：「以往當同仁提出尋找歷史郵件的需求時，至少需要兩週以上的時間，去進行相關的備份郵件資料倒回、查詢工作，即便是法務部門有法院開庭的壓力，也必須要在三天以前提出申請；不過，自從引進MailBase後，即使是已經在一、兩年前的離線歸檔資料，承辦人員往往仍能在極短的時間內便能找到特定郵件。」

內建智慧搜尋技術 查詢準確率極高

搜尋歷史郵件速度快、準確性高，一直是MailBase最令啟碁科技滿意之處，關鍵在於採用Openfind最引以為傲的搜尋技術。在抄錄郵件伺服器上的信件時，MailBase會立刻將郵件相關資訊寫在索引檔中，除了常見的時間、寄件人、收件人之外，甚至包含夾檔中的內容也能一併記錄。江孟興主任指出：「以前只能利用原郵件伺服系統廠商提供的SQL語法查詢，但查詢的準確度不高，往往只找到一些相似但其實沒有關聯的信件，而MailBase的搜尋效果則截然不同，準確性相當高，加上Web介面的查詢方式也容易上手，因此我們的IT服務團隊能夠針對企業內部的郵件調閱需求，提供即時的技術支援，所以即便後來公司經歷了更換郵件伺服系統的過程，我們仍然決定維持原有的Openfind MailBase郵件歸檔解決方案。」
在啟碁科技長期且嚴謹的資訊架構規劃中，MailBase能在規模宏大的郵件歸檔流量下穩定運作，關鍵因素就在於其巨量郵件處理能力，並以絕佳效能進而實現郵件歸檔、調閱、稽核的流程，這也是在其他同類型產品中難得且少見的優秀特點。隨著個人資料保護法全面實施的腳步，Openfind 將持續發揮高穩定、高安全、高效能的核心競爭力，為更多亞太地區客戶提供卓越的訊息安全解決方案。

使用者資訊

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簡介：啟碁科技股份有限公司成立於1996年，專精於無線通訊產品的設計、研發與製造，為客戶提供優質的JDM/ODM/OEM服務