根據 MIC 在 2009 全球資通產業趨勢研討會中揭露，2010 企業資安建置重點將由保護現有「系統」與「網路」安全，轉變為「實現法規遵循」與「落實企業社會責任」的課題。檢視 CNS27001 等相關的資安規範要求，皆清楚載明要防止未經認證（Authentication）或授權（Authorization）的使用者進行資訊存取處理，並建立管理機制，以減少機敏資料不當外洩的風險。。
認證與授權是兩種資訊管理上最基本的安全機制，從郵件歸檔的角度來看，認證就是對一個帳號身份進行判斷；而授權則是向此帳號身份授予對等的郵件搜尋（Email Search）和內容調閱（Email Retrieve）權利。MailBase 3.0 除了提供彈性的多重角色身份授權設計外，在新推出的 MailBase 3.0 SP1 版本中，更提供雙重認證（Double Authentication）機制，希冀以更安全嚴謹的控管來保護個人隱私與機敏資料不外洩。
MailBase 雙重認證機制要求凡是需要調閱他人信件的使用者，均需先向企業內認證審查人員申請認證密碼，完成認證後才能取得調閱他人信件的權限。使用情境即可類比成銀行作業流程，行員需將經手文件交由主管確認核准後，始可進行後續作業。雙重認證密碼為符合企業實際應用情境，提供了「線上申請認證」、「一次性密碼（One Time Password, OTP）」、「有效期限密碼（Time Period Password, TPP）」等彈性設計。並可有效透過雙重認證程序來控管「搜尋他人郵件」、「調閱他人郵件內容」、「郵件關鍵字追蹤設定」等敏感性作業。
透過線上認證的機制，可以提高認證人員處理雙重認證密碼審核作業的便利性；而一次性密碼或有效期限密碼，則可以讓認證審查人員根據使用者的申請用途來做彈性授權。例如稽核人員在專案任務有效時限內，需要不斷進行已歸檔郵件的搜尋調閱，則可以採用有效期限密碼設定；反之，若該群組管理者只是需要調閱某離職員工的單封信件，則可以設定一次性密碼，一旦離開了系統，下次登入時，就需要再重新申請認證，始可獲得雙重認證後的使用授權。
有鑑於企業進行長期的郵件保存，如何降低因郵件資料外洩而造成的商譽損失或社會成本，需要透過更靈活且安全嚴謹的歷史郵件調閱機制，確保實現法規遵循與保護個人資料隱私安全無虞。MailBase 3.0 SP1 不僅加強郵件調閱的安全控管，也同步強化郵件搜尋效能，全新打造領先同業 50 倍以上的郵件搜尋調閱引擎，讓歷史郵件彈指搜尋，樹立安全稽核與極速調閱新典範。如需更了解雙重認證的詳細概念，請聯繫 Openfind 專業人員為您服務，電話：02-2369-7575分機888。