2007 年
2007-09-11
Honda Taiwan 郵件管理大進化，Openfind Mail2000、MailBase 打造更安心的使用環境
結合高度技術與工藝美學的汽車製造業，在台灣歷經50多年發展，現已邁入產業成熟期，為加速搶攻市場，各家汽車大廠競爭更趨白熱化，紛紛引進新興數位科技應用，設計智慧車款以迎合消費者需求。在此前提下，普遍認知將汽車業與高科技畫上等號，殊不知汽車廠商內部資訊應用對於基本IT建設仍有許多待補強之處。
以全球知名的汽車大廠Honda來看，該公司1948年從製造自行車輔助動力引擎起家，2002年成立台灣本田股份有限公司Honda Taiwan，致力為消費者提供高滿意度的Honda Cars，推出CR-V、ACCORD等多款暢銷車，掀起全台銷售熱潮。目前，Honda Taiwan將總部設立於台北，建置屏東工廠，短短5年間，全台據點已突破50多家。
面對公司快速成長，建構完善IT應用環境以滿足內部使用者需求，成為Honda Taiwan資訊支援團隊最迫切任務。在所有待強化的IT建設當中，Honda Taiwan將電子郵件服務設為最優先等級，原因在於汽車相關業務涵括上游研發、中段製造生產與終端銷售，當企業規模日益增長，員工需要大量溝通聯絡，但整體資源不足引發工作效率不彰、成本升高等問題亦隨之浮現。因此在評估市場多家解決方案供應商後，Honda Taiwan毅然決然採用Openfind Mail2000電子郵件系統，同時在長期使用的高滿意度下，近期亦導入Mail 2000核心內嵌式防毒模組與MailBase郵件備份管理系統。
Honda Taiwan管理部資訊課經理黃志堅回憶，公司初期成立時，最高指導原則就是儘快將車輛生產出來，趕快上線搶佔市場先機，因此幾乎所有規劃導入的資訊基礎設備都只要符合最低標準門檻，能用就好了！
圖說：Honda Taiwan管理部資訊課經理黃志堅表示，當初「冒險」採用Openfind Mail 2000，現在證明它能徹底滿足汽車產業通訊傳輸需求。
建置成本合理 帶來高穩定度郵件系統
起初，Honda Taiwan在電子郵件服務的運用，是採中華電信網路信箱，月付租賃金，但是當其員工數由草創時期的10多人開始倍數擴增時，公司有感於信箱租用預算大幅提高，加上網路頻寬明顯不敷使用，引發員工抱怨連連，遂決定將郵件系統轉為Seednet代為經營。黃志堅描述：「Seednet的服務是提供企業專屬的郵件設備，所以我們能夠在這台機器上面自行創造1,000個使用者帳號，這個部份讓我們擁有管理的主控權，強化網路郵件的安全性。但是頻寬問題仍然存在，假設有50個人要上線收一封信，還是得花50倍的連網時間，即便是內部E-mail傳輸，也有這個嚴重的問題。」
黃志堅進一步說明，當時評估市場各家郵件系統，發現其實Honda日本全球總公司是採用Lotus Notes，許多台灣業者則是採用Microsoft Exchange，不過這兩套系統的投注成本太大，並不符合實際需求。2003年Honda Taiwan在台北、屏東各設一位資訊人員，若要使用類似Lotus Notes的群組軟體，對整體經濟效益而言，是不划算的，因此在不增加人力的情形下，Openfind Mail2000就是最佳選擇，其主要在Unix Base作業系統開發，是相當穩定的電子郵件系統。
因為Honda Taiwan要求所有電子郵件都必須經過掃毒，才能相互傳送，故在採用Openfind Mail2000之時，配套採用他牌Gateway作為前端資安防護，雖然Mail2000效能強大，卻被另一台Gateway給拖累，造成系統效果不彰。後來在評估過後，為強化Anti Virus功能，進一步加速郵件系統運作，Honda Taiwan導入Mail2000核心內嵌式防毒模組，採取由核心整合的架構，大幅提升掃毒效能。
控管郵件風險 歸檔安全不可少
強化郵件安全之後，剛好Honda Taiwan內部某位主管遇到本地端的收件信箱毀損問題，由於Honda Taiwan電子郵件若從收信端下載之後，系統上是不留備份的，因此使用者個人保存一出問題，資訊人員也很難協助將資料救回來。黃志堅說明，當前端的安全機制完成後，其實後端的歸檔機制也應該要審慎評估規劃，為了有效降低郵件遺失的風險，公司決心導入郵件歸檔系統。
導入前必須考慮保存時間的問題，Honda Taiwan在郵件生命週期管理的規劃部分，是將線上(On-line)信件保留3個月，超過時間的信件則移至近線(Near-line)儲存裝置。而評估郵件的再利用價值，將歸檔超過一年以上信件予以刪除。郵件資料是Honda Taiwan的重要資產，除了仔細測試Openfind MailBase的系統效能與穩定度，為求更安全的歸檔保障，並方便的連接儲存設備，決定採購具備磁碟陣列(RAID 0,1,5)功能與支援光纖通道(Fiber Channel)控制卡的Openfind MailBase郵件歸檔設備。
採用Openfind MailBase，一方面作為郵件歸檔使用，一方面也協助公司作管理稽核。假設企業遇到資料外洩情形，Honda Taiwan就可透過郵件調閱功能，查詢是否經由E-mail途徑而發生，為有心人士操控或個人管理不當所造成，相關處理資訊透明且公正。
企業資料相關法規在全球皆掀起熱烈討論，Openfind MailBase郵件歸檔功能強大，可以在不破壞原始郵件格式(例如RFC 822 & MIME)下，完整歸檔內外郵件，黃志堅頗有感觸的說，當所有設備都已完善，那麼最大的資安漏洞就是在人。因此，Honda Taiwan特別請Openfind為MailBase設定「調閱權限」，加強各帳號的安全使用層級，每個帳號都有各自的使用權限。另外，為防止最高權限者任意濫用機密資料，MailBase能夠將所有使用的Log記錄下來，方便未來作為稽核調閱，Honda Taiwan並設計以亂數產生器編出密碼，然後再以實體信箱方式作封存，唯有拿到這組密碼才能刪除任何Log歷史資料，以確保安全性。
結語：完善IT建置有助企業提升生產力、優化業務銷售、簡化各項繁瑣行政事務。黃志堅指出，經過4年多的使用，整體系統都很穩定，公司員工透過E-mail的頻率越來越高，也日益習慣夾帶大容量檔案郵件傳輸，後端導入郵件歸檔系統後，在整體郵件安全管理方面是很放心的，不過近期公司內部希望郵件支援服務能夠再快一點。因為，之前的Mail2000是架設在屏東廠房，所以Honda Taiwan現在開始策劃將在台北公司再加一台Mail2000。黃志堅笑著說，Openfind提供了專業良好的郵件服務，是值得信賴的夥伴。