建構完善公司治理 首重郵件備份管理政策
國內知名軟體廠商網擎資訊 ( Openfind Information Technology, Inc.) 為協助企業保存組織記憶 ( Organization Memory )，建構完善公司郵件治理政策，於今日宣佈推出 MailBase V2.5，提供群組管理、支援多國語言處理、強化備份規則及更多面向的統計分析報表，讓企業永續經營與管理零負擔。
根據全球知名企業內容管理 ( Enterprise Content Management ) 研究機構 AIIM 2005 年調查報告顯示，有 99% 的企業仰賴電子郵件作為商業溝通管道，電子郵件已經成為企業對外聯繫的重要管道；然而，報告中亦指出僅有 39% 的企業已制定郵件訊息保存的規範，企業在擔心外對內 ( Incoming ) 資訊安全議題的同時，更應主動防禦來自於內對外 ( Outgoing ) 訊息往來的潛藏危機。Openfind 產品經理周榮表示：「MailBase除完整備份外，我們亦結合郵件軟體開發商的優勢，為企業用戶推出備份規則 ( Policy Archiving ) 與後稽核 ( Post-Auditing ) 的概念，IT 人員可依據公司政策備份需要保存的郵件，透過雙重機制簡化管理模式，並能符合企業資料快速變動成長的需求。」
AIIM 報告中指出有 70% 的使用者表示，電子郵件為與客戶議價與交付合約的溝通管道，同時，高達 84% 表示會透過電子郵件討論公司營運與產品策略。由此可見，如何妥善規劃企業郵件訊息保存機制以避免重要資訊外洩是刻不容緩的課題。「我們建議可以從下列幾個方向思考，首先是企業應思考郵件訊息的保存範圍、時間、地點、權限控管等政策制定，軟硬體需求的釐清、儲存設備與資訊生命週期管理 ( ILM ) 的整體規劃、儲存後的取出與應用方式等。」 周榮表示。
目前台灣企業實際將郵件備份管理落實並應用於企業經營中，比重仍偏低，主要在於對於知識管理的認知落差。一般企業對於郵件訊息保存只侷限於遵循法規的訴求，忽略了企業永續經營必須善用與管理日益龐大的知識資產，透過妥善保存郵件訊息來快速累積組織記憶，可以有效提昇企業競爭力並降低資訊不當外洩的風險。
關於 Openfind MailBase 郵件備份管理系統
Openfind MailBase 可整合郵件備份 ( Mail Archiving ) 、調閱 ( Retrieval )、搜尋與稽核 ( Auditing ) 的管理功能。MailBase 內建即時索引機制，提供信件即時查詢服務，當使用者信件進入系統內，便可立即進行索引，避免信件查詢因索引排程而有時間落差；同時，其具備完整多樣的查詢功能，例如寄收件人、標題或信件內文等，可透過不同欄位條件設定進行郵件檢索功能，方便管理人員進行調閱工作。此外，MailBase 更結合優化的 Openfind 搜尋引擎系統，使用者可快速地查詢與建立大容量的郵件索引，讓郵件調閱更加確實。更多訊息，請瀏覽產品網站http://www.openfind.com/taiwan/products/mailbase/info.html。
關於 Openfind
Openfind 成立於 1998 年 1 月，長期致力於網際網路相關技術研發，為企業用戶與廣大網友提供高品質、高穩定與高擴充性的軟體與服務。從企業市場搜尋引擎系列產品、電子郵件伺服器或郵件防護、備份、稽核系統，到一般使用者的網路搜尋引擎與電子郵件信箱服務，Openfind 堅守「創新技術與優質服務」的企業文化，以提供使用者最符合成本效益的解決方案。更多訊息，請瀏覽公司網站http://www.openfind.com/。