2026 年
2026-09-15
智慧總監巧助 AI 治理，提升企業溝通協作 3 大關鍵
臺灣《人工智慧基本法》於 115 年正式公布施行，除著重推動人工智慧應用發展，也同步關注隱私保護與資通安全議題。從公部門到中小企業，一方面必須加速提升 AI 應用能力，以強化產業競爭優勢；另一方面，也應避免「影子 AI」成為企業與公部門的隱形危機。當員工自行使用未經授權的工具，組織便可能面臨機密資料外洩、個資暴露，以及人工智慧生成錯誤資訊進而影響決策等風險。因此，企業在擁抱 AI 的同時，更應建立兼顧效率、安全與管理的應用環境。
對於仍在觀望的企業而言，與其與辦公室 AI 保持距離，不如親自體驗一次「把時間留給真正重要的工作」所帶來的效率感。將耗時、重複性的工作交給 AI，讓人才把時間集中在專業判斷、溝通協作與創意發想等高價值工作，才能真正發揮人力價值。管理者也不必為導入 AI 而大傷腦筋，若希望同時提升辦公生產力、強化治理並維持良好資安韌性，選擇具備完善管理機制與國際資安認證的企業級辦公室 AI 服務，將是更穩健的導入方式。
AI 普及不能只靠「大家自己用」，企業更要看得見、管得住
要讓辦公室 AI 真正普及，管理者除了鼓勵同仁使用，更需要掌握各部門的實際應用情形。企業可依照職務與工作需求，明確設定功能的使用權限與等級，建立良好的應用文化，鼓勵同仁在不同工作場景中善用 AI；同時搭配使用量紀錄與數據視覺化，讓管理者能持續追蹤應用推廣成果，進一步掌握各部門的使用情形與實際效益。
人工智慧也正在改變傳統資訊系統的操作方式，讓原本生硬的資訊介面更貼近人類的思考與溝通模式。透過自然、直覺的操作體驗，即使數位熟悉度不同的辦公室同仁，也能更容易將 AI 融入日常工作流程，進一步落實數位涵容，讓其不再只是少數人的進階工具，而是能被整個組織有效運用的工作夥伴。
2026 年起，MailCloud 用戶有了「智慧總監」相伴，管理者可透過智慧總監掌握組織內的 AI 使用情形，包括用量及工時節省量等資訊，並可依照不同部門與工作需求彈性分配 AI 點數，讓企業不僅「用得到 AI」，更能「看得到成效、管得住使用」，讓每一分預算都發揮最大效益。
MailCloud「智慧商務 B」：從每天使用的企業 Email 開始，讓 AI 真正進入工作流程
MailCloud 推出「智慧商務 B」套餐方案，整合企業日常溝通、辦公室 AI 與資料管理需求，企業不必另外建置複雜的工具環境，即能快速建立兼顧便利性與管理需求的辦公室 AI 環境。
其中，「智慧總監」支援 AI 點數彈性分配機制，並每季提供用量分析，協助管理者掌握各部門普及程度與使用成效。「智慧商務 B」每人每月 139 元，從每天最常使用的企業 Email 開始，將 AI 直接融入既有工作流程。使用者可依照工作情境，透過 AI 協助完成 Email 文案撰寫，也能快速將收到的信件進行摘要、翻譯，或生成回信草稿。
這些看似零碎的文字工作，往往在日復一日的辦公流程中累積可觀的時間成本。透過 AI 協助處理重複性高、耗時的文字工作，同仁便能把更多時間留給真正需要人來完成的溝通、判斷與專業工作，讓 AI 不只是另一項工具，而是每天都能派上用場的智慧工作夥伴。
不是所有工作都要 AI 化，從資料敏感度出發建立安全的 AI 環境
企業導入 AI 不代表所有工作都必須 AI 化。企業仍應依照資料敏感程度、工作流程與實際應用需求，選擇適合的資料與服務上雲方式，在快速享受新科技效益的同時，也維持必要的資安控制措施。
除了 AI 應用與治理，企業也不能忽略每天持續累積的數位資料。網擎即將推出「郵件資產治理平台」，將數位證據保存與智慧分析能力結合，協助企業快速釐清歷史脈絡，讓過去散落於大量郵件中的重要資訊，從「找得到」進一步走向「用得上」。
當企業面臨員工離職、專案交接、客訴爭議，甚至智慧財產權訴訟等關鍵時刻，不再只能依賴承辦人的記憶與經驗，而能透過完整的郵件資產保存與治理，快速找回關鍵資訊、還原事件脈絡，更周全地維護企業自身權益。企業亦可提前接洽預約，服務正式推出後即可銜接導入，讓重要資料治理不必等到問題發生後才開始。
AI 應用、AI 治理、資料治理三箭齊發，打造企業持續累積的智慧底蘊
從「會用 AI」到「用得安全」，再到「讓資料持續累積成為企業資產」，AI 時代的企業數位轉型，已不只是導入一項新工具，而是重新思考工作效率、資訊安全與企業資料價值的整體管理。
網擎資訊提供具備 ISO 27001、ISO 27017 及 ISO 27018 資安認證的企業級雲端服務，在系統品質、服務安全控管及個人資料保護等面向皆有完善保障，廣受政府機關、電子製造、金融科技及國際貿易等產業用戶信賴。
網擎資訊長期專注於企業溝通與資料協作領域，持續從企業日常使用情境出發，串聯 AI 應用、AI 治理與資料資產治理，讓每一封 Email、每一則訊息、每一個檔案，不只是一次性的資訊傳遞，更能透過持續累積、有效治理與智慧運用，逐步成為企業持續經營與發展所仰賴的智慧底蘊。
關於 MailCloud
MailCloud 為 Openfind 推出的企業雲端服務品牌，整合軟硬體效能搭配國際電信等級的機房與頻寬管理，維運團隊通過國際資訊安全 ISO27001、ISO27017、及ISO27018 認證，提供客戶 One-Stop Shopping 的工作溝通套餐方案與全方位辦公室生產力服務，包含「企業溝通、檔案協作、公務信箱、資安防禦」等服務。MailCloud 在台灣耕耘 20 多年，榮獲百大企業、政府單位與公務機關好評採用，更是台灣中小企業推薦愛用、安全穩定的優質商務雲端品牌，也是您尋求專業的訊息溝通協作平台的最佳選擇，更多訊息，請瀏覽：
MailCloud 用戶從此有了「智慧總監」相伴，辦公 AI 治理功能請參考：
https://www.mailcloud.com.tw/web/download/pdf/202608_MailCloud_DM.pdf
MailCloud 網站：
https://www.mailcloud.com.tw/
關於 Openfind
Openfind 成立於 1998 年 1 月，長期致力於軟體產品與雲端服務自主研發，為政府機關、企業用戶與廣大網友提供高品質、高穩定與高擴充性的軟體與雲端服務。除了立足台灣市場外，Openfind 成功開拓日本市場、東南亞與新興市場，並以外銷成果卓著獲得第 20 屆小巨人獎肯定。從企業電子郵件系統出發，到郵件安全防護、稽核、歸檔系統，以及檔案安全分享平台，Openfind 堅守「創新技術與優質服務」的企業文化，提供兼顧資訊安全與成本效益的解決方案，除各項產品皆獲得台灣精品獎肯定外，2024 年更榮獲國家磐石獎取得中小企業最高榮耀。更多訊息，請瀏覽公司網站 https://www.openfind.com