2018 年
2018-04-26
企業即時訊息漸趨主流 遵循法律自主歸檔勢在必行
網擎資訊 行銷處 產品經理 賴濬倩
內部資料來源不再單一，私人即時通訊廣為運用
在當代的工作職場中，電子郵件無疑已是不可缺乏的溝通工具。而近年，為追求更即時的溝通環境，允許使用私人即時通訊 Instant Message (IM) 的企業也逐漸增加。另一方面，與電子郵件相比，即時通訊除了容易累積過多的雜訊外，也無形間加重了企業機密洩漏的風險。
倘若企業放任員工使用私人即時通訊來作為工作上的溝通生產工具，不僅有帳號盜用等安全性的風險，更有資訊管理不易等問題。就一般大眾的日常使用經驗而言，即時通訊工具的最大優點就是快速、方便且擁有 Email 無法比擬之即時性，也因此重要的資訊容易在短時間內被群組訊息給淹沒。若收到訊息沒有馬上應對或標記，相對地就得花更多時間去搜尋及整理。而這些免費的私人即時通訊工具，雖然帶來了方便性，但在管控機制、進階地訊息查找與安全性上，都仍然不足以於獨立地協助資訊工作者提升必要的生產力及效率。
建立公私分明的企業即時通訊 逐漸成型的企業規範與法律
另外，由 Facebook 或 Line 等社交型工具所帶起的新型態行銷方式普及的情況下，員工需要登入自己的帳號再切換至公司的帳號以進行廣告活動，切換帳號之餘不小心公開了不必要的情報、用個人的帳號批評了公司等事件也時有所聞，最糟糕者甚至還洩露了公司的新產品等機密情報。
在這樣的時代背景中，無論是企業的規範或就法律的觀點來看，將即時訊息溝通的帳號公司公私分離並妥善歸檔、適度監控的需求也漸漸被看重。美國國會根據安隆有限公司及世界通訊公司等財務欺詐事件破產暴露出來的公司和證券監管問題所立的監管法規，《 Sarbanes-Oxley Act 沙賓法案》，簡稱《 SOX 法案》，便將即時訊息（IM）被視為與電子郵件相同的「通訊管道」，因此 IM 的記錄保存不得少於 3 年。而事實上，許多組織在法律上亦有義務將他們的 IM 上的訊息交互歸檔以達到合規目的。雖然規則沒有進一步規定組織必須審查或批准 IM 內容，台灣目前也尚未有相關的監督或法律，但無論內容如何，IM 勢必都得被妥善存儲，以確保未來在非預期的訴訟之期間提供必要的調閱及舉證。
分析企業 IM 可能引發的議題，MailBase 領先市場提供即時訊息歸檔
當企業開始考慮建立企業級的內部即時通訊管道以作為有效的生產溝通工具時，如何確保人為傳遞的訊息在通訊平台上的安全，並以健全的方式提供員工便利的溝通管道，都是時代趨勢下漸漸浮現的關鍵議題。這些工具如何才能更實質地幫助工作及生產呢？從 Mail2000 電子郵件系統到 MailCloud Messenger 企業溝通平台的開發，我們以在地化的思維傾聽客戶的聲音，提供了多樣化且安全的訊息溝通管道以完整資訊工作者在日常公務上的需求。而在這之中，我們也以多年處理「電子郵件訊息」的經驗了解到企業客戶在即時通訊運用上可能會面臨的困境及不安，藉由自主研發的歸檔及搜尋技術持續深耕 MailBase 多年的團隊也彈性的運用的相似的技術來歸檔即時通訊訊息，並以最接近 MailBase 的使用者體驗來規劃整體的操作流程以外，更進一步分析 Email 與 IM 的不同特性，進而提供符合即時訊息的連貫性所需的查詢畫面。
創新與展望 提供客戶最佳的即時通訊規檔解決方案
透過 MailBaseV5.0 SP3 所推出的即時訊息歸檔模組，可將 MailCloud Messenger 企業溝通平台上的訊息同步歸檔，並可建立關鍵字依照文字、連結、檔案等類別進行搜索，甚至鎖定特定收發訊者及日期，進一步調閱需要的訊息內容並匯出。查詢到符合關鍵字的內容後，有別於以往在電子郵件的溝通下檢索方式，管理者或使用者亦可再深入一層進入聊天室歷史訊息內調閱關鍵訊息的前後文，以了解溝通的脈絡，而 MailBase 既有的後分類功能也提供於訊息查找畫面，此外，為了輔助調閱者更快速的理解事情的流向及關鍵字提及的次數，MailBase 團隊更創新地製作了聊天訊息的略縮圖 ( Mini Map)，查詢結果於完整的聊天訊息的右側以略縮圖的方式呈現，管理者能利用關鍵字搜尋達到跳躍式閱讀的效果，快速找到重要證據，以加速後稽核的效率。針對備份下來的訊息資料，觀看的權限設定與 MailBase 一致，更大幅降低同時管理二套系統的負擔。
展望未來，與世界有商業往來的企業不在少數，透過即時通訊等工具來溝通也漸成主流，而台灣的立法亦將逐漸追上國外的腳步。Openfind 以亞洲資安訊息軟體提供者之姿，率先推出即時通訊歸檔，未來也將密切關注市場趨勢，規劃並納入更多可協助資訊工作者提升生產效率的功能及企業級軟體。
相關解決方案
MailCloud Messenger 企業溝通平台 ─ 高效溝通，提升組織競爭力
MailBase 郵件歸檔管理系統 ─ 完整郵件備查，保存組織記憶