2017 年
2017-10-31
EFSS 到 CCP，企業檔案分享將進化為內容協作平台
產品處 產品經理 廖為紹
網際網路誕生至今，商務人士接收資訊方式從靜態 HTML 網站演變成內容管理系統 (Content Management System, CMS) ，供企業進行文章管理、選單管理、圖片管理、權限管理等。隨著行動網路普及，商務人士辦公方式也從傳統辦公室辦公演變為行動辦公室，不受地點限制，透過不同裝置上存取企業內資源並可設定分享資料給指定合作夥伴，企業檔案分享與同步 (Enterprise File Synchronization and Sharing, EFSS) 隨即出現於市場上。當資料分享需求越頻繁、資料交換越普及，市場需求更便利，更有效率的協同作業方式自然隨之出現。內容協作平台 (Content collaboration platforms, CCP) 為 EFSS 演進並涉及數位工作平台啟用策略，透過 CCP 企業可達成個人生產力變換、團隊協作及商務工作流程自動化。
戰略規劃及假設
Gartner 預估在 2020 年，資訊化發展成熟區域中 80% 的中、大型組織將部署一個或多個內容協作平台產品以實現內容生產力及組織協同作業目的。CCP 定義為一系列以內容為主要核心的平台，以個人及團隊為對象提供安全文件生產力與內容協作，並建立現代化數位工作。主要功能包含手機存取內容資料庫，跨裝置與雲端檔案資料庫同步，組織內、外成員與應用程式共享及跨多資料庫檔案檢索與搜尋。除此之外，這些平台本身可支援或與第三方工具整合不同等級的協作文件建立與團隊合作、輕量內容管理和工作流程，且能在公有雲、混和雲、私有雲或自建架構部署。
市場需求及具備功能
因應目前及未來市場需求，內容協作平台應具備哪些功能？Openfind 歸納出下列幾點說明：
- 行動能力，原生行動裝置、筆電和桌機應用程式，支援 Web 瀏覽器且可整合第三方行動應用程式實現生產力或管理。
- 簡易且可用，現代化 UI 與互動最佳化，例如檔案拖曳以及可在行動裝置應用程式開啟檔案。
- 檔案操作，包含簡單檔案存取、同步與分享。
- 使用者生產力，原生或與第三方服務整合，達成檔案建立、編輯、註解、標籤與筆記功能。
- 協作能力，例如團隊工作區域與資料夾，合作編輯，變更追蹤以及在檔案與對話加上註解。
- 內容管理，包含 Metadata 定義、搜尋、留置政策、稽核軌跡、e-discovery 與分析。（註：e-discovery 為電子蒐證 (electronic discovery) 縮寫，意指搜尋及找出電子格式資訊程序。回應法律事務或調查時，必須執行這個程序。）
- 工作流程，包含基於文件程序的自動化與文件操作，任務通知，metadata與使用者藉由特定事件觸發的檔案處理。
- 分析，包含內容用途的數據收集，商務相關應用，使用者偏好設定，工作樣式，社交互動及更多資訊。
- 安全及資料保護，連結裝置、資料傳輸過程與雲端服務主機上的安全及資料保護，包含密碼保護、遠端抹除、資料加密、資料外洩防護以及災難還原管理。
- 數據政策管理，包含檔案存取控制、留置、中央監控及數據留置。
- 監督與管理，包含整合標準企業身分認證，存取管理與認證協定，效能報告以及平台營運管理中央管理工具
- 整合，與企業內部資料基礎建設、企業伺服器與雲端主機整合，支援內容管理互操作性服務 (CMIS)，API 與設計工具。
- 儲存，一些使用中央數據資料庫，基於雲端或自建以及其他與現有的第三方數據庫整合。雲端儲存的每位使用者可包含無上限的儲存空間
研究機構 Gartner 於 2013 年將此市場定義為「企業檔案分享與同步」 (Enterprise File Synchronization and Sharing, EFSS)，2017 年重新命名為「內容協作平台」 (Content collaboration platforms, CCP) ，使這個市場名稱與檔案同步與分享在過去幾年演進一致。這樣的演變遠遠超出了最初文件同步和共享產品延伸功能，提供個人和團隊以內容為主進行協同作業、輕量級內容管理和文件中心的工作流程。隨著近年來企業需求與市場規模持續成長，Openfind 未來也將憑藉豐富的業界經驗與研發領域的專業，希冀打造出最具有國際競爭力的企業資訊分享環境！