2016 年

2016-12-28

---

協助國家級教學醫院建立安全可靠的檔案分享平台
網擎資訊 專業服務處 專案經理 黎芝廷

講求有效率的檔案分享，醫院更重視安全管理

面對高度競爭且個人裝置興起的時代，讓該組織去思考，如何讓員工將資訊安全迅速的分享給他人，並利用各種裝置進行存取與協作來增加員工產值以維持企業競爭力。在這樣的背景之下，該組織開始尋找取代這些傳統檔案交換方式的系統，期望新系統須滿足下列四項主要的需求：

1. 解決隨身碟（USB）病毒造成的風險：
   因組織內常使用 USB 交換檔案，病毒可透過 USB 自動播放功能在讀取時將病毒複製到電腦中，造成使用者無法正常讀取資料。
2. 解決機密敏感資料外洩或管理風險：
   因盜取、遺失或使用者將機密資料的 USB 裝置連接有問題電腦，上述情形將造成機密資料外洩，無法事後追查外洩範圍。
3. 提供組織內安全、友善的檔案分享功能：
   安全方便的檔案分享，對特定檔案產生連結，將檔案分享給組織內同仁，增加工作效率與資訊傳遞速度。
4. 提供組織內有安全可靠的儲存空間：
   資料放在組織內，避免公有雲的安全顧慮。帳號密碼由該組織自主管理，訂立符合組織規範的管理政策。

前期的需求分析，該組織需要一套可兼顧安全性及便利性的分享系統，由於 SecuShare 的設計理念就是希望能替組織建立一個專屬的資訊分享空間，讓組織內的使用者便利的與內部同仁或外部夥伴進行檔案分享，且每次分享都可以針對「分享對象、密碼及期限」等做安全性的設定，並提供完整檔案存取的歷程記錄，讓組織在輕鬆分享資料之餘，更可大幅提高分享的安全性。

【醫學中心檔案分享平台示意圖】

 

院內院外彈性授權，提供跨平台的檔案存取

透過 SecuShare 的協助，院內使用者都可透過個人電腦、平板電腦或智慧型手機存取需要的檔案，且任何資訊的存取都可依需求設定存取對象、密碼以及期限，兼顧資訊分享的便利性與安全性。此外醫院導入 SecuShare 除了解決現有檔案分享的需求外，提供以下管理效益：

1. 具備安全政策的檔案分享
   無檔案大小限制，可將檔案轉為連結，並可指定對象、期限與密碼;彈性設定多組部門或使用者的分享及裝置使用的權限，提供多組管理報表，隨時確認企業內部的檔案分享狀況。
2. 提供使用者跨平台的檔案存取
   透過電腦、手機與平板在任何地點存取需要檔案，自動同步功能隨時保持最新版本，不論內部外部分享皆可觀看分享記錄，並確認下載對象及時間

SecuShare 與醫院內部目錄服務伺服器 (Active Directory, AD) 整合，進行帳號控管及權限設定來維護資料安全， 管理者可透過系統管理介面，隨時監控系統運作狀況與使用者資料分享設定。系統建置完成後，該組織多數員工於公事上資料交換已改為使用此系統，透過友善的介面設定組織內外的分享，且每次的分享可分別設定不同的權限，SecuShare 可提供兼俱便利性與安全性的分享大平台。