2016 年
2016-07-28
Email 仍不會被 IM 取代，新舊交融的溝通方式正在發酵
網擎資訊 行銷處 產品經理 賴濬倩
無機症候群，被資訊淹沒的嗡嗡小蜜蜂
在智慧型手機出現的這些年間，我們的世界已被大幅改變。遙想筆者 08 年時欲從海外和台灣的親人聯繫，須藉由昂貴的國際電話或是訊號不穩的網路通訊軟體才能勉強通話，一分一秒都彌足珍貴。但現今，利用各種智慧型手機開啟即時通訊，除了部分屏蔽的國域之外，溝通已不再有國界之分，且品質上幾乎感受不到距離限制，這都是我們以前從未想像過的未來。當然除了跨國溝通之外，人們的日常生活也已漸漸無法脫離智慧型手機或網路生活，小至聊天消遣，大到食衣住行或每天的工作範疇，相信很多人身有同感─「智慧型手機」已經變成比任何事物更容易上癮的毒蘋果，現代人甚至會因為手機不在身上而產生明顯焦慮行為的「無機症候群」( nomophobia )。
也因為這樣子的生活型態，讓資訊工作者的時間越來越不敷使用。因為每一時刻能做的事情更多，時間也被切割地越瑣碎，導致沒有重點，產生過多的目標，工作變得越趨複雜。在資訊龐雜、效率至上的職場環境，我們面對的不僅是如何妥善運用時間，更需要去適應在多工的環境下所產生的新型態工作方式。
電子郵件即將被即時通訊取代？
依賴智慧型手機生活是否影響了我們舊有的工作形態？根據國外 RSG Survey 2016 年的調查指出，目前大部分的資訊工作者在與手機連結的生產工具應用仍以 Email 為主，IM (Instant Messaging) 則位居第二。顯示我們雖然已進入「移動通訊世代」但 Email 仍是不可或缺的工作首選。
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Mobile-enablement of enterprise social-collaboration applications. Source: RSG Survey, 2016
筆者認為，Email 相較於其他通訊管道，內容仍以長文公事及傳遞重要資料為最主要的使用方式。撇除特殊原因，大多數公司的內部溝通管道從還未有即時通訊發明前便以電子郵件為主，沿用下來的資料量及習慣性不容易抹去，加上 Email 相較於隨時需「即時」回覆的 IM 相也較不涉及隱私性，對重視隱私及個人資料的現代人來說格外重要。再者，Email 擁有世界共通的通訊格式，不會因為使用者端的伺服器不同而有無法接收的問題，這些都是與即時通訊最大的區別，也因此電子信箱至今依舊是商業往來最主要的通訊管道。
縱使智慧型手機如此普及，也僅是讓大家可以多了一個更方便的管道來收發「電子郵件」，智慧型手機內建的電子郵件收信功能，也使電子信箱的使用率歷久不衰。
適時運用即時通訊與團隊溝通平台，增加溝通效率
然而，智慧型手機及網路普及的環境仍逐漸改變我們的溝通方式。邁入 21 世紀後人們用 Facebook 取代真實的社交生活，用 Line、What’s app、Skype 等即時通訊軟體做繁瑣且快速的溝通，很多時候我們在生活上習慣的意識形態，逐漸就會開始影響我們的工作方式。即便 Email 有它的不可取代性，但在追求效率且漸趨注重「敏捷溝通」的職場環境裡，仍迫使我們必須接受即時通訊或團隊溝通平台的涉入。根據 MIC 2015 年 5 月針對製造業及服務業調查報告指出，企業目前在工作環境內使用即時通訊軟體的比例超過 3 成，此外，國外 Radicati Group, Inc. 的調查報告中也指出，未來 5 年內企業針對 IM 的需求亦是逐步看漲的。
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Instant Messaging Growth Forecast, 2016-2020 (Radicati Group, Inc.)
在效率至上的移動通訊世代，企業溝通已無法藉由傳統的 Email 做為單一工具。我們每天暴露在過度且龐大的資訊量中，適時地使用即時通訊與團隊溝通平台，增加溝通的即時性和效率，才是現今大多數企業所追求的工作方式。
串聯與多工整合，將是未來趨勢
MailCloud Messenger企業溝通平台也提供手機App，讓溝通同步零時差
Openfind 長年專注於提供最貼近在地化客戶的 Mail2000 電子郵件系統，聆聽客戶聲音的同時，我們也了解到許多企業在面對新時代的溝通方式所遇到的問題：企業主希望控制員工的即時通訊應用，而員工不希望生活中的即時通訊軟體公私不分，更多的是企業不希望大幅更動目前的溝通方式等等議題，也因此 MailCloud Messenger 企業溝通平台便順應而生。
MailCloud Messenger 企業溝通平台除了提供 App 與 Web 跨裝置溝通管道，也有團隊溝通必備的群組建立、檔案傳送及內建企業通訊錄，身為符合企業需求的即時溝通平台，訊息智慧篩選的功能更能幫助使用者從訊息洪流中快速找出需要的資訊。此外，我們更將 MailCloud Messenger 企業溝通平台的介面及功能融入 Mail2000 電子郵件系統的 Web 介面當中，讓使用者可以在適當的時機選用適當的溝通工具，既可保有 Email 的優點，也可彈性享有 IM 的即時效率，未來更可運用兩者彈性整合的多樣化功能。
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Mail2000與MailCloud Messenger Web整合介面示意圖
無論 Email 是否將死，IM 又是否會在未來成為溝通工具的霸主，我們認為能串連多種溝通及協同方式於同一平台，實現多工整合的環境，才是目前最適合的溝通方式。Gartner在Hype Cycle for Unified Communications and
Collaboration, 2016 文章中也指出，統一的通信和協作 (Unified Communications and Collaboration) 在國外已逐漸邁入成熟期，筆者相信未來的溝通方式將不受框架限制，也因此我們大膽嘗試去融合兩種看似不同的溝通管道的 Email 與 IM，創造全新的多元溝通平台，未來更將整合其他相關功能，藉此串聯出統一的通信和協作介面，幫助企業用戶在對的時間、用對的工具，達到高效溝通又不失初衷的境界。
關於 MailCloud Messenger 企業溝通平台
MailCloud Messenger 是專門為企業開發的高效率溝通平台，可傳遞文字訊息、語音訊息、各式檔案及連結，內建整合企業通訊錄，開啟即可直接使用及建立群組。聊天室內傳送過的訊息皆能透過文字標籤、成員及日期來快速篩選，讓重要的訊息不致流失於訊息洪流當中。聊天室內的檔案庫則可以將聊天室內所有上傳過的檔案與連結分門別類，員工不僅可以透過 MailCloud Messenger 輕鬆地將公事與私事分開，也不會漏接企業及工作上重要的訊息。操作上，除結合電腦端Web 介面，在 Android 與 iOS 兩大作業系統上也皆有推出專屬 App，企業員工可以隨時隨地進行團隊溝通，讓通訊軟體不再只有訊息傳送的功能，更能協助彙整企業知識，提升組織溝通競爭力。更多訊息，請瀏覽產品網頁 https://www.openfind.com.tw/mm/