2015 年

2015-07-31

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面對複雜的溝通世代，如何建構無障礙的協作環境？
產品經理 王筱雯

1 對 1 人的溝通很快速，那 100 對 100 人的溝通呢？

當企業組織逐漸擴張，員工與部門越來越多，組織內的溝通也開始越來越複雜，該如何讓組織內部的跨部門溝通變得有效率？是許多企業開始面對的議題。加上隨著行動服務的崛起，快速溝通似乎很簡單，然而企業考量的不僅是快速，更重視組織內部的隱私及安全性！除了內部溝通外，還有私有雲架構的建立、組織權限控管議題以及當問題發生時，如何即時掌握系統資訊，亦是企業需要思考到的層面。

即時溝通 / 投票系統 協作平台

如何讓企業溝通更有效率，常見 Email 寄送外，可透過即時溝通軟體協助傳遞內部重要資料，甚至透過投票系統，提升企業的內部溝通效率。但一般企業擔心透過市面Line或其他免費的通訊軟體，會讓讓公司重要內部資料外洩，紛紛禁用。為此建議企業還是透過私有雲或自建的方式，新增此兩大工具，提供即時訊息與線上投票，可大幅提升團隊內部溝通效率，促進生產力並僅限於公司內部傳遞，以確保訊息機密性，強化資訊安全。

以下用 Mail2000 v7 的相關功能舉例說明：

• 投票系統：整合 Mail2000 通訊錄，快速邀請投票對象，幫助使用者輕鬆完成調查工作、加速會議決策，也能依據不同事件進行投票相關設定，有效促進生產力，提升組織溝通效率！

   

    圖一：Voting-投票管理畫面

 

建立自有的私有雲，為不斷成長的企業組織加分

私有雲端資源共享概念，企業內部可建立多主機，提供分散式服務，為方便管理者，建立中央式管理平台 Central Management System (CMS)，可統一管理多網域架構；另提供「群組管理」功能，讓不同分公司與各部門，各自擁有限權管理功能，達權責分離，讓企業享有資源共享的好處，更能有效統一控管。

但在複雜的系統中，如何簡單的管理與快速解決問題，便是管理者的大挑戰，以 Mail2000 v7 為例，簡單舉幾個協助管理者的功能給讀者參考：

• 視覺化監控儀表版：將過去 CPU/記億體/磁碟空間/網路流量/服務流量/信件遞送狀態/病毒信件等 log 資訊，轉換成圖形化顯示，方便系統管理者迅速了解系統狀態，在最短的時間判斷問題，可快速通知相關人員協助問題排除，協助系統正常運行。

• 信件生命週期：提供管理者查詢電子郵件寄送狀態及流向，詳細記錄每一封郵件傳送相關資訊，碰到信件傳遞爭議時，可藉此輕鬆釐清狀況，大幅提升工作效能。

• 多主機架構設計：簡化多主機架構下繁瑣的管理與設定，讓管理者可輕鬆透過單一畫面有效管理多台主機、進行服務程式設定。

 

圖二：系統儀表版畫面

流暢、快捷操作，全新的用戶體驗與設計

為了提供用戶最佳的使用體驗，企業選購產品的操作介面，應需要經過專業的 UX/UI 團隊設計，避免不人性的操作導致組織生產力降低，如同 Openfind 成立了 UX 團隊，拆解舊版本龐雜的操作流程，重新打造出簡單易懂的全新使用介面設計。如操作中最常用到的信件搜尋功能亦全面進化，透過分析使用者的搜尋字詞，搶在輸入完整的關鍵字或電子郵件地址前顯示提示訊息，讓每次搜尋可節省大量的時間。藉由「搜尋記錄」與「收 / 寄件人」的自動提示，查詢信件再也不用大海撈針，重要資訊隨手可得。

•  智慧型搜尋服務：分析使用者搜尋關鍵字，並提供記錄中最適的「搜尋記錄」及「收/寄件人」，方便用戶快速找尋信件。

•  待處理信件提醒：未能立即處理的郵件或代辦事項郵件，提供標記功能，如:老闆交辦事項/會議通知信/客戶聯絡事項等。

為了迎接數位時代的演進，組織溝通管道越趨多元，選擇好的產品，協助企業提升群組溝通效率、強化組織生產力，是非常重要的課題。Openfind 致力於為企業打造無障礙的溝通環境，從電子郵件系統、即時溝通訊息、投票管理系統到多主機雲端管理服務，希冀透過多元化的溝通平台，帶給企業更具整合性的溝通管道，協助企業大幅提升競爭力與生產力！