2012 年
2012-04-30
電子郵件安全指引 - 郵件稽核
Openfind PM Team
隨著電子郵件應用的普及，企業組織習慣透過電子郵件溝通或發佈各項資訊與文件。然而 e 化帶來的便利也往往造成企業機密文件外洩的困擾，多份國內外的研究報導均指出，企業資料外洩的主因除外部威脅之外，更多的情況是內部員工而起，包括惡意外洩、信件誤傳、刻意保留等，因此現今的企業不僅著重之前所介紹的攻擊防禦、系統防護外，更要重視內部的安全控管。
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「企業主要的資料外洩媒體，第二、三名分別為公司電子郵件與網際網路電子郵件」
- Ponemon Institute 研究報告
「白領工作者平均每天處理11份企業機密資料，有52%的員工曾在離職時將機密資料帶走」
- 英國ICM的研究報告
「有70%的資安威脅是來自企業內部，只有30%來自外部」
- CSI資安事件調查報告
「35%的企業懷疑員工會透過電子郵件洩漏機密資料，其中外寄郵件中有高達25%的信件帶有財務或法律性的管理風險」
- Forrester Research 調查報告
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完整的電子郵件稽核系統應該包含「事前稽核」以及「事後稽核」的功能。「事前稽核」指的是即時的稽核，根據企業郵件政策將符合稽核條件的對內或對外的信件，留置隔離區或是進入企業內部審核程序（寄送給指定人員），目的為確保公司機密資料不會外洩。「事後稽核」指的是針對歷史信件進行稽核，將符合稽核條件的歷史信件，彙整後並通報稽核人員，審查是否有可疑信件。
事前與事後稽核
郵件稽核因涉及到個人隱私，故規劃整體稽核作業時，應要針對「稽核政策宣導」、「稽核執行規範」、「稽核資料保護」三方面進行規劃。「稽核政策宣導」目的為讓所有員工都了解合法使用規範，避免稽核過程中產生不必要的爭議。「稽核執行規範」則是明定稽核人員的作業規範，避免稽核人員任意進行稽核作業侵犯員工隱私權。「稽核資料保護」則是確保稽核資料的正確性和有效性。
郵件的稽核如同上一章節所述，稽核包含了「事前稽核」以及「事後稽核」，以下就利用MailGates 郵件防護系統和 MailBase 郵件歸檔管理系統來說明事前與事後稽核，透過兩套系統的介紹，說明完整郵件稽核系統應包含的功能。
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MailGates 郵件防護系統可針對寄送和收取的信件進行即時稽核，屬於事前稽核的防護工具。MailGates 稽核流程如下圖所述，組織內的員工發送的信件，會先經過企業郵件政策的稽核，然後再經過群組郵件政策稽核，稽核過後的信件才會發送到外部。若是外部寄送到內部的信件則是會先進行連線過濾，經過連線過濾的信件才會進行企業/群組的郵件政策稽核。
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MailGates過濾流程
MailGates 為符合各組織不同的稽核政策，打造了極富彈性的稽核條件以供選擇，以下以MailGates的產品功能來說明事前稽核的稽核條件設定。
(1) 設定企業稽核政策
MailGates 郵件防護系統可設定多組企業稽核條件，針對寄/收件人、標題、內文進行關鍵字條件設定，也可針對附件、信件大小、收件人數等條件進行稽核調件設定，詳細畫面可參照下圖。設定過濾條件後，就接著設定處理動作，處理動作包含「郵件審核」、「退回信件」、「允許傳送」、「監控通知」可選擇。
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MailGates郵件稽核設定畫面
(2) 設定群組稽核政策
除了公司稽核政策外，各部門也可根據自身稽核需求，設立專屬的稽核條件，稽核條件的設定方式與設定企業稽核政策相同，請參考上個章節<設定企業稽核政策>。
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MailGates 群組政策設定畫面
(3) 查看稽核信件
在設定完組織或是群組的稽核條件後，稽核人員可利用通知信設定（系統自動發送符合稽核條件的信件到指定信箱）或直接進入信件審核區查看待稽核的信件，並可直接對信件進行「退信」、「寄信」、「刪除」的動作。
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MailGates 稽核信件列表
MailBase 是一套郵件歸檔管理系統，結合獨家搜尋引擎與郵件核心技術，提供精確的全文、欄位、郵件類型等搜尋方式，讓稽核人員可以完整確實地進行郵件調閱與稽核的工作，因為這套系統是供稽核人員調閱備份的信件，所以屬於事後稽核的範疇。
‧MailBase 稽核郵件的流程：
(1) 稽核規則設定
設定稽核規則，針對郵件流向（內對外、外對內）、郵件類型以及搜尋條件。
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MailBase 稽核規則設定
(2) 查看符合稽核條件的信件
稽核結果可看到各稽核條件的查詢結果，查詢結果內容如下：
A. 檢測條件的相關資訊：日期範圍、條件名稱、執行類型、執行時間。
B. 疑似樣式次數：所有信件中找到疑似符合的樣式的總共次數。（因符合稽核條件的信件未必真的就是需要進行稽核的信件，故用「疑似符合」這個用詞。）
C. 信件數：總共發現幾封信件有符合稽核規則。
D. 檢測結果：可查看符合稽核規則的信件內容。
E. 統計報表：提供的「疑似樣式排名」與「使用者排名」兩種報表，「疑似樣式排名」是查看這些疑似信件所屬種類，「使用者排名」是查看特定使用者寄出了多少疑似信件。
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MailBase 稽核結果
MailBase 稽核結果報表
‧MailBase 稽核郵件範例應用：
組織中若明定未經加密的信件不能含有身分證資料，則可以建置以身分證為條件的稽核項目，系統便會在指定的時間產出稽核結果，並以記錄的形式保存，稽核人員可隨時點選檢測結果看那些信件疑似包含了身分證資料。系統中所設定的任何稽核條件，都可設定系統自動將稽核結果透過電子郵件寄送給指定的稽核人員，讓稽核人員以信件的方式來稽核信件（圖表8-12），減少不斷登入稽核系統的負擔。
MailBase 身份證稽核範例
MailBase 稽核信件通知
除了，之前提到 “電子郵件攻擊”、”電子郵件加密及驗證”、”電子郵件過濾機制”以及”系統防護” 以外，郵件安全能否切確執行，最重要的就是對內部員工落實郵件安全的教育訓練，讓郵件安全管理政策、郵件系統的操作與使用能夠讓內部員工了解並執行，這樣才能夠真正確保貴機關/公司的電子郵件系統的安全。