2025 年
2025-06-20
強化郵件治理：實務案例洞察 Microsoft 365 整合關鍵
高級產品經理 王東祈
深化 Microsoft 365 郵件治理，強化資安與合規的關鍵策略
在數位轉型浪潮下，許多企業選擇 Microsoft 365 作為郵件平台，期望其整合性與雲端彈性能提升營運效率。然而，隨著郵件資安威脅日益複雜，在地法規要求趨嚴，對於防護、稽核與備份等關鍵環節，企業現已普遍面臨原生功能難以全面涵蓋、甚至產生風險落差的挑戰。以防護而言，無論是標準的 Exchange Online Protection（EOP），或進一步搭配進階安全設定，整體仍偏向被動式防禦，對於複雜的釣魚郵件與社交工程攻擊，難以即時偵測並應對。稽核方面，雖內建 DLP 功能，但對台灣常見個資格式支援有限，須依賴繁瑣的自訂規則，實務應用門檻高。至於備份層面，Microsoft 365 雖提供保留原則與 eDiscovery，卻並非為備份與復原所打造，不僅設定繁複、回復流程耗時，也難以快速應對誤刪與災難情境。因此，企業若欲強化 Microsoft 365 的資安與合規韌性，導入具互補性的第三方解決方案，已成為郵件治理策略的關鍵一環。
為協助企業因應上述挑戰，Openfind 提出可與 Microsoft 365 深度整合的一站式郵件安全解決方案，協助組織全面補強防護、稽核與備份三大核心環節。其產品組合包含強化郵件安全的 MailGates、針對稽核需求設計的 MailAudit，以及專注於郵件備份與歸檔的 MailBase，並整合於穩定性領先同級產品、深受政府與業界信賴的雲端平台 OSecure。企業可依實際需求彈性部署於公有雲、私有雲或混合雲環境，不僅貼合多元 IT 架構，更在效率、資安與法遵之間取得最佳平衡。憑藉多年郵件治理經驗與完整在地支援，Openfind 將成為企業建構現代化郵件治理體系、強化關鍵系統韌性的最佳夥伴。接下來，我們將透過實際導入案例，分享企業如何結合 Microsoft 365 與 Openfind 解決方案，有效提升郵件營運的穩定性與安全層次。
建構以公有雲為核心的可控可信郵件稽核架構
在實務應用上，許多企業常會搭配導入具在地法規支援的解決方案，以強化 Microsoft 365 的稽核與合規功能。以某家電信與通訊產業的企業為例，雖以 Microsoft 365 作為主要郵件平台，但在實際運作中發現其內建的稽核與控管功能，難以滿足《個資法》對外寄資料審核的嚴格要求。為此，他們導入 Openfind 的 OSecure 雲端郵件稽核服務，作為外寄郵件的補強機制。企業可透過設定，將 Microsoft 365 的外寄郵件導向 OSecure，由其負責稽核與政策套用，不僅提升整體郵件治理的可控性，也強化了合規落實的彈性與深度。
透過 OSecure 的稽核服務，企業能針對台灣常見個資格式（如身分證字號、手機號碼、地址等）設定稽核政策，並依據內容啟動 ZIP/PDF 加密、預審核、延遲寄送等自動化處理機制，有效降低資料外洩風險。同時 OSecure 亦支援 DKIM 簽章，確保郵件來源驗證與送達可靠性，進一步提升傳遞過程的完整性與信任度。若企業有進一步的資安需求，也能擴充 S/MIME 簽章、郵件備份、調閱等進階功能，打造完整的資安與法遵防線。
圖一、OSecure協助Microsoft 365深化郵件安全
私有雲部署強化金融機構的郵件治理自主性
相較於上述以公有雲為主的部署方式，也有企業因資安與法規要求，選擇採用私有雲架構。以某金融業客戶為例，基於高度重視資訊安全與嚴格的法遵規範，導入了 Openfind 的 MailAudit 與 MailBase 系統，搭配 Microsoft 365 使用。該客戶不僅需配合金管會等主管機關的稽核要求，也有特定的內部稽核作業流程、報表格式與專屬的個資條件識別需求，需根據企業內部定義的敏感資料類型進行精準控管。透過 MailAudit 提供的彈性稽核條件與自訂報表功能，能精準產出符合規範的稽核紀錄，提升整體合規效率。同時，MailBase 則協助企業建置完整的郵件備份與歸檔機制，所有資料皆儲存在企業自有機房中，確保資料主權與長期可用性。
採用私有雲讓該客戶能依需求高度客製系統功能與整合流程，是一項顯著優勢。然而，相較於公有雲服務，也需投入更多 IT 資源進行環境維運與架構設計，例如高可用性部署、儲存空間與網段規劃等，皆需由企業內部團隊負責。對該金融機構而言，雖然初期投入相對較高，但換來的是郵件資料的全面掌控與法規落實的保障，這樣的部署策略已成為其長期穩健營運的重要基礎。
圖二、私有雲架構導入 MailAudit 與 MailBase 提升法遵與資料主權
混合雲策略強化全球營運郵件安全與彈性
最後一個案例來自某消費性電子產品製造業，該企業在導入 Microsoft 365 為主要郵件平台後，為強化整體資安防護，進一步部署了 Openfind 的 OSecure 雲端郵件過濾服務。OSecure 提供多層次的威脅偵測與防禦機制，包括垃圾郵件過濾、專業級惡意程式攔截與掃描技術、APT 攻擊防護、釣魚郵件偵測與動態網址行為分析，能有效攔阻勒索病毒、詐騙連結與惡意附件。更特別的是，OSecure 也支援郵件中 QR Code 的內容解析與安全評估，可預先偵測潛藏於 QR Code 中的惡意網址，防止攻擊者以此手法繞過傳統偵測機制。而這一切，來自於 OSecure 雲端原生設計所帶來的高穩定、高擴展能力，使其能隨著企業需求持續進化，長期提供一致且即時的郵件防護品質。
在備份與歸檔方面，該企業選擇於地端建置 MailBase 系統，負責備份 Microsoft 365 上的所有信件資料。MailBase 支援多來源郵件備份，並內建高效的全文檢索引擎，協助管理者在數秒內完成查詢並迅速調閱歷史信件，以因應法規遵循與內部稽核需求。考量到此案例需長期保存大量歷史信件，地端自建可依需求彈性擴充空間、不受容量限制，搭配 MailBase 的智慧型郵件生命週期管理機制，更有助於系統穩定應對大規模郵件儲存與保留的規劃需求。這樣的混合雲架構兼顧雲端平台的彈性與地端環境的可控性，不僅補足 Microsoft 365 在防護與備份上的不足，更讓企業郵件系統在安全性、彈性與效率之間取得理想平衡。
圖三、Openfind搭配 Microsoft 365 的混合雲郵件安全架構
總結：結合 Openfind 與 Microsoft 365 彈性部署保障企業郵件安全
面對日趨複雜的資安挑戰與法遵壓力，越來越多導入 Microsoft 365 的企業，已不再單靠其原生功能，而是積極佈建專業第三方解決方案，以強化整體郵件治理策略、邁向更高資安與合規標準。Openfind 提供的 MailGates、MailAudit、MailBase 產品，結合 OSecure 雲端平台，打造出涵蓋防護、稽核與備份的一站式郵件安全解決方案，不僅擴展 Microsoft 365 的應用深度，也讓企業能更靈活地因應產業差異與合規需求。憑藉多年技術實力與在地化經驗，Openfind 能依企業規模與 IT 架構，提供公有雲、私有雲或混合雲等多元部署選項，協助企業穩健守護郵件系統，確保關鍵資料安全無虞，為面對未來挑戰打下堅實基礎。