自 1998 年成立，曾提供所有入口網站搜尋引擎技術的 Openfind，自 2003 年起鎖定企業溝通需求，已成為在台灣與日本兩地國產郵件系統的代名詞；於逐步拓展至郵件資安、溝通協作等領域時，也由套裝軟體轉型為雲端服務訂閱制模式。成立已經 27 年的網擎資訊，如何在下個世代也就是 AI 的世代繼續協助客戶？
短期而言，生成式 AI 憑藉其強大的自然語言處理能力和上下文理解能力，能夠快速產生專業、得體且符合情境的內容，亦能協助整理、摘要和分析大量資訊，這對 email、IM 溝通及檔案協作方面，無疑是如虎添翼。同時，Openfind 的歸檔系統也協助客戶累積了巨量電子郵件與通訊記錄，蘊含了無價的知識資產，一定可透過 AI 新興技術「活化」產生更多價值。從這兩方面創造更多客戶價值的理念，讓網擎在經濟部首屆「智慧創新大賞」中，從 1,253 組團隊脫穎而出，榮獲 AI 創新及中小企業組佳作。本文將詳細介紹我們對 AI 的產品規劃藍圖及展望。
協助中小企業快速導入生成式 AI
面對高齡化、少子化與缺工的挑戰，台灣社會正積極尋求解方，善用人工智慧將能協助企業提升生產力並維持穩定經營。隨著 AI 世代新鮮人即將步入職場，工作流程必然經歷重大變革，因此企業紛紛認知到 AI 轉型的急迫性，各行各業的工作者也都熱切學習如何應用 AI 技術。
針對中小企業需求，Openfind 現已推出全新「Ciao」生成式 AI 問答引擎（Ciao 發音類似「巧」，也有聰明之意）。使用者只需透過現有的網擎 Mail2000 或 MailCloud 電子郵件帳號，即可連結各種 AI 聊天平台，包括 OpenAI、Gemini、AOAI、Claude 等，這種一站式整合機制讓企業無須另外購買多個帳號，有效降低 AI 應用成本。
Ciao 延續了 Openfind 產品一貫的特色，在管理方面提供多項實用功能：可設定使用者等級、監控 AI 使用量、建立登入 IP 黑白名單等。管理者能依需求自由配置使用權限，在確保資料安全的同時，也能掌握員工的使用情況，更清楚地評估 AI 為企業創造的價值。此外 Ciao 更獨創了 AI 與即時通訊可依情境自由轉換的使用方式：在 Openfind 的 MM 即時通訊平台與同事討論公務時，可馬上切換至 Ciao 用 AI 激盪創意，享受多元豐富的功能體驗。
雙軌 AI 應用策略，釋放辦公生產力與知識資產
除了「最快」導入，AI 有辦法明確降低營運成本、增加營收嗎？現代職場人員每日需花費大量時間撰寫郵件、整理資訊和準備報告，這些重複性工作嚴重限制生產力。知識經濟中，歷史通訊資料不斷累積，但不易活化，若遇資深員工離職，新進員工需花費數月摸索工作脈絡。管理階層、稽核與法務人員，為了降低風險或提升決策品質，需在巨量資料中辛苦尋找資料、產生洞察。網擎認為這些痛點，都是現有功能透過 AI 強化後能有效解決的。
因此 Openfind 的 AI 功能分為「日常辦公智慧化」與「巨量資料活化」兩大領域：不論是「AI 輔助寫信」、「智慧回信」等內容生成，或如「一鍵摘要」、「智慧標籤分類」等加速內容處理的功能，輔以前述與即時通訊結合的跨平台 AI 問答引擎，讓使用者在原本的工作流程中，能快速的以人工智慧來大幅提升日常辦公效率。
在資料活化上，現行 AI 技術已可突破傳統的資訊檢索需要「先下對條件與關鍵字」的限制，大型語言模型（LLM）能理解語意與脈絡，提供以自然語言、對話式的方式查詢。不論是知識傳承，或因業務所需的檢索與分析工作，甚至主管所需的決策參考資料，都可從已歸檔的 email 與 IM 記錄中輕鬆萃取。透過活化內部知識，將更容易創新或突破困境，讓 AI 轉型帶動營收成長。
從非結構化資料挖掘到 AI 自動化維運的全方位佈局
上述 AI 解決方案，網擎是以殷實的研發能量，創新整合了多項新興技術，例如：因企業所歸檔的巨量郵件及 IM 訊息屬於非結構化資料，我們整合了原本的反向索引（IR）、知識圖譜（Knowledge Graph）及 LLM 技術，提取相關文本中的實體與事件關係，以便加速獲取關鍵資訊。同時，LLM 可用於 email 與 IM 中的情緒與觀點，若能準確偵測「不滿意」等負面情緒，會更能及時處理員工或客戶正經歷的潛在問題，降低營運風險。
另外在資安與系統管理方面，短期內，生成式 AI 可輕易補足專業知識落差；所有管理人員需查閱的報表、手冊或甚至操作步驟，都可以用極低的成本變得更友善易懂，或直接提供互動操作，降低 IT 管理的負擔。Openfind 的中長期計畫中也已導入 AI Agent 技術研發，不論是事件警示與處理，或跨資訊系統的分析、調校，都會隨著人工智慧的準確度及可控性提升，逐步邁向自動化維運。
資安為本、價值為先，開創智慧辦公新紀元
網擎的 AI 願景核心在於確保企業級資安的前提下，為客戶帶來實質的軟體價值。我們深知當前 AI 算力的隱私性及成本考量是多數客戶審慎評估的關鍵因素；事實上，企業內不同應用可依據隱私需求、資料規模，套用不同方案，諸如公有雲 LLM 到企業自建算力設備，皆為可行選項。我們建議企業可從少數部門試行，累積經驗後再逐步擴展，重點在於鼓勵員工職能提升與創新思維，這對企業永續發展將更有助益。
Openfind 不僅追求技術突破，更希望成為百工百業數位轉型的重要推動力。透過日常訊息溝通、知識管理到 IT 維運的智慧化革新，將徹底改變傳統辦公環境中的資訊處理模式。即刻起，AI 將是創新與決策的活力泉源，網擎承諾協助企業釋放資料潛能，在 AI 時代搶得先機，為企業數位轉型與未來智慧辦公模式開創嶄新可能性。