2025 年
2025-04-25
對應 ISO 27001 與法規新要求，金融業郵件防護升級指南
高級產品經理 王東祈
資安與法遵雙重挑戰下，金融業郵件資料保護刻不容緩
隨著 ISO 27001 資訊安全管理系統新版標準於 2024 年正式強制上路，企業面臨轉版的技術與制度調整壓力；同時，台灣《個人資料保護法》於 112 年修正後，除加重罰則外，也明定各產業需依照主管機關的要求，制定個資安全維護辦法，並確實落實相關管理機制。對金融業這類高度依賴數位資料處理、且與大量個人敏感資訊往來的產業而言，法遵要求與資安標準已不再只是「符合規範」，更是企業營運風險管理與信賴基礎的一部分。從強化內部控管流程、導入技術工具，到推動員工資安意識訓練，皆需重新檢視並升級。特別是在電子郵件這類最常見的資訊傳輸途徑上，如何有效防止資料外洩、誤寄或被惡意利用，也逐漸成為合規審查與稽核中的高風險重點。
當面對 ISO 27001 轉版與個資法更新所帶來的挑戰，金融產業不僅需提升內部資安能力，更必須強化對電子郵件中敏感資料的掌握與控管。Openfind 作為國內深耕多年的電子郵件安全領導品牌，長期專注於信件資料外洩防護關鍵領域，已協助眾多大型金融與企業客戶建構穩固的郵件防護機制。接下來將從新版 ISO 27001 的控制項切入，說明在電子郵件已成為連結內外溝通與資安管理核心的今日，企業可如何透過稽核與管理機制，強化對信件資料的掌控與防護。
對應新版 ISO 27001 控管要求，建構可控可刪的郵件資安機制
在新版 ISO 27001 的「資訊安全控制措施」（ISO 27002）條文中，8.10 資料刪除（Information Deletion）與8.12 資料外洩防護（Data Leakage Prevention）明確指出，組織需確保不再使用的資訊可被安全刪除，並具備偵測與阻止未經授權存取或揭露的能力。這些要求對金融業而言，特別與電子郵件傳遞過程密切相關。以 Openfind MailAudit 為例，它的郵件系統可以根據設定，自動攔截洩漏敏感資訊的行為，並進行記錄、加密、退回、提醒或其他彈性處置，同時提供完整稽核軌跡，協助企業達到「可控」、「可查」、「可刪」的安全標準。MailAudit 也可透過角色權限設定與操作記錄，能加強內部人員的使用權限管理，避免敏感資料被隨便查看或不小心外洩。藉由這樣的設計，企業不僅能回應標準規範，也能落實實際操作面上的資安強化，為後續功能應用奠定完整基礎。接下來，我們將分別從「資料刪除」與「資料外洩防護」兩個面向，進一步說明 MailAudit 如何協助企業落實這些資安控管要求。
表一、ISO 27001 資料刪除與資料外洩預防項目
彈性信件保留與自動刪除機制，強化資料刪除控管
首先，對應 ISO 27001 控管措施 8.10 資料刪除的要求，管理者應依據內部政策或稽核需求，設定信件的保留期限，例如 MailAudit 可在信件超過保留天數後自動刪除，確保不再需要的資料不會長期滯留於系統中，降低機敏資訊因長期保存而外洩的風險。這項功能不僅強化企業對信件資料生命周期的掌控，也讓資訊刪除作業更加一致、合規且具備自動化效率。無論是因應配合流程、稽核，或減少系統負擔，MailAudit 都能提供簡單安全的信件刪除方式，讓企業管理資料更安心合規。
在金融業的實際應用中，許多機構會將信件保留期限設定在 30 至 90 天之間，這樣的做法不僅有助於在合規框架內運行，也能避免不必要的資料長期滯留，降低潛在外洩風險。而在實務導入經驗中，部分較為嚴謹的金融客戶則會採取「不保留信件」的策略，進一步減少敏感資料暴露的可能性；若確有保存需求，則會另行規劃專屬的信件備份系統。MailAudit 的彈性設定可因應上述多元需求，協助企業靈活掌握資料刪除流程，實現高效資安控管。
多層次偵測與彈性處置機制，全面防堵資料外洩風險
進一步來說，根據新版 ISO 27001 的要求，8.12 資料外洩防護強調組織必須能偵測並阻止未經授權的資料存取或揭露。郵件稽核應能靈活且精確地偵測信件內容，舉例來說，MailAudit 可以依據寄件人、收件人、主旨、內容與附件等欄位設定規則，進行監控敏感資料與潛在風險。同時，也能夠偵測特定關鍵字、個人資料、機密檔案名稱，甚至深入分析郵件及附件的內文，判斷是否為加密檔案，全面防範資料外洩的風險。
此外，郵件稽核應該涵蓋多樣的稽核範疇，這樣才能有效防範各種潛在風險。以 MailAudit 為例，系統提供 26 種偵測條件，包括圖片辨識、附件類型篩選、信件行為模式等，協助企業建立多層次的風險防控體系。所有觸發的信件將依規則自動進行加密、退回、提醒等處理，並保留完整的稽核記錄，便於後續查詢。藉由這些彈性設定與自動化機制，MailAudit 讓企業能夠隨時掌握信件內容變化，迅速回應可疑行為，讓企業在日常的郵件管理中更加可控且安心。
圖一、MailAudit稽核政策可偵測的郵件範圍
當信件稽核政策判定郵件中含有敏感資訊時，通常會進行加密處理以保障資訊安全，而 MailAudit 支援即時的郵件加密機制，有效防止未經授權的資訊洩漏。系統支援兩種常見加密方式：ZIP 加密會將原始信件擷取為 EML 檔案後進行壓縮並設定密碼，再發送給收件人；而 PDF 加密則是將信件內容轉為受密碼保護的 PDF 檔案附加於郵件中寄出。透過這樣的設計，不僅強化資料傳遞過程中的安全性，也讓企業在面對外部合規需求與內部保護責任時，能更有信心與彈性地回應。透過稽核政策與加密機制不僅呼應了 ISO 27001 中 8.12 條對於資料外洩防護的精神，更高度貼合金融業對於機敏資料傳輸控管的嚴格要求，是因應高風險產業資安需求的關鍵防線。
圖二、郵件審核後加密
總結：強化金融業資安防護與法規遵循的最佳實踐
在 ISO 27001 新版標準與個資法修正的雙重要求下，金融業面臨更嚴格的資訊安全與法規遵循挑戰。MailAudit 郵件稽核系統回應了這些趨勢，提供全方位郵件管控能力。系統支援依據寄件人、內容、附件等條件進行細緻稽核，並可根據政策自動執行加密、退回、提醒等處置，確保敏感資訊傳遞過程受控不外洩。MailAudit 同時支援信件保留與刪除機制，符合 ISO 27001 控管措施 8.10、8.12 的實務需求。對於組織層級複雜的金融業者，更可透過部門與角色權限設定，建構滴漏式或雙重審核等多層次稽核流程，使制度與技術整合並落地。結合專業稽核技術與彈性規則設定，MailAudit 不僅符合法規需求，更助企業精準攔截疑似外洩行為，並留下合規紀錄，強化風險防護與外部信賴，助金融業更安心、有效地落實資安控管。