2024 年

2024-08-12

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跟上 AI 浪潮！豐富多樣的智慧電子郵件應用
PM 部門經理 賴濬倩

勢不可擋的 AI 浪潮

2023 年，OpenAI 推出的 ChatGPT 在短短 5 天內吸引了 100 萬使用者，引發了全球範圍內對生成式 AI 的熱烈討論，根據 Gartner 的預測，到 2026 年，全球超過 80% 的企業將在一定程度上使用生成式 AI。這項革命性技術不僅改變了我們的日常工作方式，更為企業帶來了前所未有的機遇。在商業領域，生成式 AI 的影響同樣深遠。麥肯錫報告指出，生成式 AI 有潛力為全球經濟創造每年 2.6 萬億至 4.4 萬億美元的價值，許多公司紛紛投入資源，開發和應用生成式 AI，以提高生產力、改善業務流程，並充分利用內部數據資料。例如，微軟在其 Office 套件中整合了 AI 助手 Copilot，而 Salesforce 則推出了 Einstein GPT，將生成式 AI 引入客戶關係管理領域。

Openfind 身為國內電子郵件服務提供商，我們深知 AI 技術對於改善使用者體驗和提升效率的重要性。因此，我們積極研發一系列針對客戶需求量身訂做的 AI 應用。這些創新解決方案旨在幫助使用者更好地管理電子郵件，提高工作效率，並從海量郵件中獲取有價值的洞察。詳細探討客戶使用電子郵件的常見困擾後，我們預計在 2024 下半年至 2025 年間將推出多項結合生成式 AI 的創新功能，相信能為客戶提供更智慧、更高效的電子郵件使用體驗。

日常使用 Email 可能的困擾

在日常工作和生活中，電子郵件仍然是一種不可或缺的溝通工具。然而，隨著郵件量的激增，使用者常常面臨各種挑戰。以下是一些客戶經常遇到的情境：

• 訊息過載：每天收到大量 Email，難以及時處理和回覆所有重要訊息。
• 寫作困難：在撰寫正式或重要信件時，常常感到無從下筆或擔心表達不當。
• 時間管理：難以從繁雜的 Email 中提取重要事項並有效安排日程。
• 訊息檢索：在大量歷史信件中查找特定訊息耗時費力，甚至不知道如何找起。
• 客戶服務：對於電子郵件系統的使用問題，無法即時獲得準確的答覆。
• 這些問題不僅影響個人工作效率，還可能導致重要郵件的遺漏或誤解，甚至影響業務決策。

豐富多樣的 AI 智慧電子電子郵件應用

為了應對上述挑戰，我們推出了多項 AI 驅動的創新功能。這些功能不僅能夠顯著提高使用者的工作效率，還能為企業創造更多價值，以下將簡單介紹部分應用：

• AI 寫信
  AI 寫信能夠幫助使用者輕鬆撰寫各種類型的郵件。無論是正式的商務信函、對客戶的道歉信件，或是簡易的分析報告，AI 都能根據使用者提供的簡單指示生成高品質的郵件內容。這個功能不僅能大量節省使用者時間，還能確保郵件的專業性和得體性。對於不擅長寫作或需要用非母語溝通的使用者來說，這樣的功能尤其有用。
• AI 信件摘要
  面對長篇大論的郵件，使用者往往難以快速把握核心內容。AI 信件摘要功能可以智慧分析郵件內容，提取關鍵訊息，並生成簡潔易懂的摘要。這個功能特別適合處理大量郵件的管理者或需要快速了解情況的團隊成員。通過 AI 生成的摘要，使用者可以在短時間內了解郵件的要點，提高訊息處理效率，避免遺漏重要資訊。
• AI 訊息提取與日程安排
  為了幫助使用者更好地管理時間和 todo，系統能夠自動識別郵件中的重要日期、時間和事項，並將其轉化為行事曆的事件內容。使用者不再需要手動輸入會議時間或截止日期，AI 可以自動完成這些工作，大大減少了人為錯誤和遺漏的可能性。
• AI 客服
  為了提供更優質的客戶服務，我們推出了專門能解答 Email 相關疑難雜症的 AI 客服。這個智慧客服背後有豐富的郵件收發及產品功能知識庫，能夠快速準確地提供使用者關於 Email 的各種問題。無論是基本操作指導、功能介紹，還是故障排除，AI 客服都能提供即時、專業的解答或指引。
• 針對特定信件的 AI 問答
  對於包含大量訊息或複雜內容的郵件，我們開發了 AI 問答功能。使用者可以針對特定信匣提出問題，AI 會協助分析郵件內容並給出回答。這個功能特別適合需要從長期郵件往來中提取特定資訊的情景。例如，在處理複雜的項目討論或專案談判時，使用者可以輕鬆地從大量郵件中找到所需的細節資訊，無需逐一閱讀信件。

電子郵件在 AI 時代將突破框架

生成式 AI 技術的進步為郵件服務帶來了革命性變革，幫助使用者克服日常郵件使用的諸多挑戰，大幅提升工作效率和決策判斷。這些創新功能不僅將改變使用者與郵件系統的互動方式，更為企業的數位轉型帶來巨大的潛力。

展望未來，我們將持續精進 AI 功能，並逐步拓展至郵件庫的活化利用，企業的寶貴知識資產將更容易被取用：AI 將能夠從歷史郵件中提取關鍵資訊，構建企業專屬知識庫；基於郵件互動模式，為企業提供銷售趨勢和客戶行為的預測洞察；通過分析郵件內容，幫助企業識別並改善業務流程；將郵件數據與其他業務數據整合，為決策者提供全面的商業判斷等。

我們不僅提供更智慧的郵件服務，更致力於幫助企業充分挖掘郵件數據的潛在價值，將其轉化為推動業務增長的戰略資產。在 AI 驅動的數據時代，郵件將不再僅僅是溝通工具，更將成為企業知識管理、決策和業務改良化的核心平台，我們期待見證郵件服務在 AI 時代的突破，為企業數位轉型貢獻更大的力量。