2022 年
2022-06-29
企業 IM 如何發揮最大價值？掌握 IM 導入術
資深產品經理 賴濬倩
Covid-19 侵襲了全球將近兩年半的時間，縱使大多數國家在選擇與病毒共存的情況下逐漸恢復平靜，但我們的工作流程、生活型態，乃至於消費方式都已不再是疫情前的樣貌。回顧仍未受病毒紛擾的 2019，當時人們的生活消費習慣就已觸及了線上銷售、外送平台等服務；而在資訊工作範疇，資訊工作者則已漸漸開始重視企業即時通訊服務或各式協作平台，乃至於雲端服務。當時那些聽過或稍微試用過的軟體工具及服務，原本只是普通生活外的一種「新選擇」，但在疫情肆虐的兩年間，卻變成了大家不得不學會的「新常態」，部分服務及工具甚至已經取代了既有的生活或工作流程。
根據 BusinessWire 在 2021 年的統計資訊，協作工具是唯一在 Covid-19 期間擁有 6% 正成長的軟體項目。隨著企業進一步接受混合辦公，協作軟體的趨勢將更不可擋。正如同國外的發展方式，許多台灣中小企業在疫情巔峰之際，也開始採取居家分流或遠距辦公，企業的 IT 部門亦積極地尋找在混合辦公時，員工之間仍可保持快速溝通的管道，也因此，可以看到市場上各個領域的公司都紛紛導入了專屬企業的協作工具。而這些企業型態的即時通訊、視訊會議、協同合作平台目前也逐漸成為混合辦公的核心，特別是使用企業即時通訊的優點及便利性，都已是未來企業在運作上不可或缺的一環。CIO 雜誌也指出，預計到 2022年底，70% 的組織將依賴 WSC（Workstream Collaboration Platforms）作為溝通、協調和共享資訊的主要手段。
然而，縱使很清楚企業即時通訊所能帶來的好處，IT 人員也經過多項評比找出最符合自身企業需求的即時通訊服務，在導入時仍不免帶來種種混亂。原因之一是大多數的員工仍然會以自身習慣或常用的舊方式來溝通，無論是用私人的 Line 傳訊息、透過自己的雲端硬碟分享檔案，甚至用傳統的紙本思維來同時處理大大小小的專案、各部門的會議紀錄，這些都導致內部資訊散落且難以管理，始終無法邁入統一且有制度化的訊息溝通方式。再者，雖然即時通訊已經是較為容易上手的軟體工具，但若沒有在一開始制定良好的使用規範或是有系統地展開使用，也可能讓公司內部在運用上面臨一段不必要的學習落差，最終導致各部門各自為政，甚至許多人在看到混亂的初期狀態後就帶著不好的印象而放棄使用，讓好不容易採購完成的服務閒置浪費。
有鑑於此，現今的雲端服務也都開始注重客戶導入後的顧問協助及諮詢，甚至將重點放在如何正確且快速地讓員工們融入新的通訊平台為首要任務，進一步協助 IT 管理者制定明確又友善的規範、提供參考的範本、建議聊天室命名規則等等，藉由簡單且易懂的懶人包方式，就可以在初期避免掉許多不必要的混亂時刻，更順利地導入企業即時通訊。Openfind MM 企業即時溝通平台以自身及客戶的導入的訪談經驗及大數據調查，歸納出幾個導入時可注意的方向如下：
Openfind 長年深耕台灣軟體界，深知當中小型的企業想要評估資訊系統，或者是正在導入一套資訊系統時，常常會面臨極大的困難，最差的狀況可能讓 IT 人員經歷一場災難之後卻徒勞無功。因此彙整成功的導入經驗儘量讓管理者參考，便成為 Openfind 的使命之一。導入企業的 IM 服務雖然不簡單，但若有簡易的範例可以參考，便可省去許多不必要的冤枉路，更可在混合辦公的數位時代取得領先的數位優勢。
更詳盡的導入範本、手把手教學步驟，可參考 Openfind MM 制定的「企業即時通訊導入白皮書」：立即下載
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