2021 年
2021-07-28
企業不可不知的防疫 BCP 五大面向
行銷處
隨著 2019 年底新冠肺炎疫情陸續在全球爆發，台灣今年五月也因疫情持續加溫，全國提升至三級警戒。事實上，企業面對無論是天災或是人為因素，帶來組織重大災害的狀況層出不窮，舉凡台灣 921 大地震或是 311 日本大地震所帶來的災害效應，以致機房停止運作、服務中斷的慘痛經歷，在在突顯出 BCP 的重要性。BCP 目的主要是為了減少組織事件發生之衝擊，及縮短系統停止提供服務之可接受度，以降低財務損失、維持企業聲譽、保護企業人員、提高客戶滿意度，以及法律的需求。
三級警戒期間才剛隨著疫情漸趨穩定而降級，企業該如何做好持續營運計畫？這則是後疫情時代的防疫首要課題，Openfind 也提供幾項因應重點：
1. 建立員工健康監測和追蹤機制：疫情控制人人有責，企業可透過簡單的工具程式，讓員工可即時回傳體溫紀錄，甚至是旅遊史等資訊，隨時掌握員工的健康狀況。
2. 建立公司主管應變小組：突如其來的災害造成企業營運受影響，企業應立即成立應變小組，除了掌握員工健康狀況外，還需因應大環境的變化進行各項細項調整。
3. 建立遠距工作機制：為配合政府防疫政策，建議導入可滿足跨地區、跨平台、跨裝置的遠距工作平台，讓員工隨時隨地的存取、編輯及交換檔案，迅速完成組織間的溝通及檔案分享。
4. 建立即時通訊機制：面對散佈各營運據點或是居家隔離的員工，若能透過企業溝通平台即時佈達各項消息，如促銷價格或客戶報價單等等，都能有效提高工作效率。
5. 做好災難備援和復原演練：近年來雲端時代來臨，加上企業行動化的普及率提升，基於風險管理考量災難備援和復原的需從平日做起，目的就是讓企業內部的系統與資料，能有最佳的保護措施，藉由合理的手段與方法，盡可能縮短系統中斷的復原時間，降低營運中斷所造成的資料損失。
面對疫情衝擊，市場變得更難預測，以 Openfind 科技業客戶為例，除了得配合台灣、新加坡、日本等地的工作時間，公司也嚴格禁止出差拜訪，因應三級警戒期間居家辦公或分流上班，其實只要有網路、一台筆電、一支手機就可以辦公，透過公司內部的企業 IM 系統，直接串連同事的電子郵件帳號，完全不必詢問客戶或同事的通訊 ID，就可以直接聯繫溝通，而且還能保存對話訊息，隨時查找過往的對話紀錄和檔案，完全掌握工作進度。此外，現在的企業 IM 系統可以設定群組，直接線上開會群組溝通，針對專案的會議討論也能透過檔案分享共編軟體，即時傳送文件檔案線上修改編輯，不受時間、空間限制進行協同作業。除了檔案分享的便利之外，因為考量到同事間在各地傳送內部文件，系統也會存取所有傳送編輯紀錄包含檔案下載、上傳、更新、分享，還可以設定檔案分享權限，確保組織內部的重要檔案不外流。
上述一系列的行動辦公解決方案，不僅員工不用擔心無班可上而造成家庭收入困境，公司也實現了 BCP 企業營運不中斷的理念，無需擔心居家隔離的問題，隨時隨地打造了一個安全無虞的行動辦公環境！但 Openfind 在此也提醒企業導入此類溝通平台時，要注意評估比較其與一般 LINE 或免費雲端硬碟的不同之處。對比坊間免費的雲端硬碟，其分享權限通常較為寬鬆，一有不慎即可能造成公司機密或個資外洩；在企業專用的檔案儲存平台，則可在分享時就限定可下載的期限與次數，並設定密碼等，有些更提供分享前需經主管審核的功能，從一開始就大幅降低分享的風險。目前全球包含台灣在內的各軟體服務廠商，很多都力挺受衝擊企業、推出紓困方案如：免費使用或短租優惠等，建議企業面對新冠肺炎危機時，可多加利用、正面迎戰，一起渡過難關。
相關解決方案
Openfind Workplace 辦公雲 ─ 協助企業整合訊息溝通與線上協作，融合實體工作與遠距上班的混合模式