根據經濟部工業局報告指出，政府在資訊軟體採購金額中，光投入在微軟軟體（政府版）的金額已高達 15 億，幾乎已占總採購金額的兩成之多，其中以生產力工具，如：Office、Windows 等為主。但隨著政府為配合資訊公開政策，便利民眾下載與開啟政府公告訊息，由行政院國發會全力推動相容性高、且有利長久保存的開放性檔案格式（ODF），目前公務機關已統一改採用此格式對外發布文件，也全面推動各機關使用 ODF 此類開源編輯軟體以節省政府高昂的授權支出。
去年全球受新型冠狀病毒影響以來，各機關組織也開始普遍思考如何因應潛在的大規模居家隔離問題，或者面臨公司短期無法提供工作場域的替代方案。政府單位面對的是超前部署的壓力，為協助公務機關因應共編協作需求，Openfind 也特別整理了常見的檔案協作 Q&A，希望協助公家單位在防疫的同時，也能用最完整安全的方式全面因應政策需求。
Q：在家上班影響工作進度？
A：透過適合的檔案分享平台，不同裝置皆可隨時存取或分享檔案，透過分享編輯權限給其他同仁，無論是專案小組報告或是跨部門案件進度等，都可直接進行線上協作與共編，不但解決多人無法齊聚開會的難題，也不用擔心工作內容或重要資料被誤刪。
Q：檔案分享擔心資料外洩？
A：欲分享的檔案連結皆可設定密碼存取，如果有資料分享的需求，也可以設定檔案僅供預覽無法下載。另外，文件浮水印與騎縫章的機制，除了能有效避免重要內容遭轉發或洩漏，也可根據組織或單位內不同政策或需求，針對內文或檔名設定關鍵字，限制不得分享。搭配專利的勒索病毒即時偵測，打造滴水不漏的分享安全機制。
Q：異地辦公檔案異動難追蹤？
A：檔案存取 log 與共編紀錄完整保存，可隨時針對日期、作者、動作...等進行篩選，任何變動都能隨時掌握！隨時紀錄使用者的操作，更可藉由版本控管，大幅降低管理者的負擔。
坊間開源軟體眾多且品質參差不齊，其中最知名的 ODF 開源 Office 工具以 LibreOffice 為主，但因其存在中文化及相容性的問題由來已久，也帶來不少使用上的疑慮；不論是政府機關或民間企業，惟有藉由專業廠商的服務，使用相容性高的 ODF 工具，才可降低導入過程的時間成本，帶來最高的溝通效率！