2021 年
2021-04-27
後疫時代的混合辦公顯學─看 IBM、Dell、資生堂如何實踐
資深產品經理 賴濬倩
糾纏了全球近一年半的新冠肺炎，如今疫苗雖已釋出，但疫情所帶來的各方面議題仍持續威脅著人們，企業也紛紛思考如何以這一年來的經驗運用於從現在開始的後疫情時代。根據 Gartner 2020 年 6 月針對公司的管理階層進行的調查發現，高達 82% 的管理者認為就算未來可以回到辦公室上班，他們也能繼續允許員工在家工作，更有近半數的受訪者正在規劃完整的遠距工作方案。縱使台灣沒有重大的疫情影響，但從近代開始，手機、平板的頻繁使用已經徹底的改變了我們的工作型態。除了在家上班之外、其實日常生活中我們也很常需要透過混合辦公的方式進行溝通：無論是業務在外與公司內部的人聯繫、分公司的人與母公司的人開會，或是實行居家上班的企業都不少見。而在未來，台灣企業和國際接軌越深，混合辦公必然會比想像中更落實於我們的日常工作。
圖1. Gartner 調查顯示 82％ 的公司管理者計劃允許員工在某些時候進行遠端工作
先驅 IBM，多樣化的工作方式提升員工效率
事實上，混合辦公在國外的企業已實施多年，而在疫情的「幫助」下，企業主無不更加勇於嘗試這樣的新型態工作方式。日本 IBM 公司於 1987 年即導入混合辦公，是日本最早導入的企業之一。而今因應疫情更發展出「eWork (每周最多 3 天在家工作)」、「Home Office (每周 4-5 天在家工作)」、「On demand」等上班方式讓員工選擇，若是在客戶較多的區域，則設置臨時辦公室來對應。因為導入這樣多樣化的混合辦公制度，倘若員工原本下午就有外出行程，則上午可以選擇 eWork 的方式上班，下午直接前往預計拜訪的地點，不僅省去多餘的通勤時間，也可提升工作效率。身為大型企業的 IBM 能彈性地因應需求來分配員工的工作環境與時間，對一般中小型企業來說更是值得仿效的對象。
節約一哥 Dell，混合辦公減少 40 億美元企業支出
國際硬體大廠 Dell，從新冠疫情爆發前的 2009 年起便逐步地開放混合辦公，25% 的員工每週可以有數日選擇居家辦公。Dell 也公開實施這樣的工作方式後所縮減的成本及效果，該數據表示從 2013 年開始，因為上班型態的彈性化，約省下了 2500 萬瓦的企業用電，大約等於 40 億美元的經費。選擇居家辦公的員工中有 89% 也成功地達到業務目標，而這些員工的對企業的整體滿意度也較其他員工高出 20%。Dell 甚至從這樣的經驗當中，將員工於混合辦公下使用的解決方案及工具包裝成「遠距辦公包」進一步銷售給一般企業，除了改革 Dell 自身的企業體制外，也額外創造了新的收入源。
混合辦公蹦出新火花！資生堂創新商品通路
連續三年獲得「百大女性活躍企業」第 1 名的日本資生堂公司，從 2016 年開始，將原本僅限有育兒或照護需求的員工才能申請居家上班的規定，擴展到全公司 1 萬 4 千名員工 (美容部員工除外) 都可申請居家上班，該方案每個月最多可申請 8 天，每周最多 2 天。資生堂集團更因為實施居家上班，獨特觀察到女性特有的需求，於視訊會議的工具中開發「美顏化妝」的擴充工具，可於 Skype、Google Meet、Teams、ZOOM 等免費讓所有的使用者使用。而視訊中所試用的美顏產品則可以在資生堂旗下的化妝專櫃購入。除了讓女性可以更輕鬆地素顏參加視訊會議外，也為資生堂多了一個化妝品的銷售管道。
圖2. 資生堂的 Tele Beauty 工具可以選擇視訊會議要套用的彩妝。截自資生堂網站
中小企業最適合混合辦公，五大好處報你知
根據日本厚生勞動省的企業調查顯示，除上述許多正面的案例可以參考外，實施混合辦公後企業所得到的效益含括：(1) 人才的確保與養成、(2) 內部流程的改革創新、(3) 企業運營的成本縮減、(4) 完善BCP體制、(5) 企業內外的溝通更加強化等等。
圖3. 日本厚生労働省「從遠距辦公到企業改革」調查
台灣企業多屬中小企業型態，因此相較於大企業所面臨的改變帶來的衝擊，更能靈活運用混合辦公，並享受其帶來的好處。在針對 LinkedIn 擁有 6 萬多名成員的社團 Remote Workers on LinkedIn group 的約 500 份有效問卷調查中也指出，大多數採用混合辦公的公司都是落在 1 - 200人 (51.1%) 的規模，其次則是 10,000 以上的企業 (21.6%)。另外，有高達 98.6% 的人表示會推薦其他人在疫情過後也以混合辦公的模式進行工作。
圖4. 你會推薦其他人在疫情過後繼續遠距辦公嗎？截自 The Future of Remote Work: How Will COVID-19 Change The Way We Work
數位轉型不可缺，Mail2000 V8 助你迎接混合辦公新世代
Openfind 為因應混合辦公及數位轉型趨勢，也於今年初推出 Mail2000 V8 全新版本，並同時結合 MM (MailCloud Messenger) 企業溝通平台，為客戶提供建構數位轉型的最佳基礎，打造兼顧效率與安全的數位混合辦公解決方案。在 Mail2000 V8 版本中，我們著重於訊息工具之整合，目的在於提升使用者生產效率及整體溝通的便利性。新版除了既有的標準介面外，更有 UX 團隊依據使用者回饋全新打造的「輕巧版」介面，提供多項串聯 MM 與 AI 相關的功能：使用者可將信件及信件附檔一鍵轉傳至 MM 企業溝通平台進行討論，也能將郵件摘要藉由過濾通知傳送到專屬 APP，隨時查看重要信件。此外，輕巧版介面中獨家提供 AI「智慧標籤」功能，新進信件經過機器智慧學習後將自動判別歸屬信匣，節省大量的信件處理時間，重要訊息再也不被淹沒。在寫信的流程中，透過訓練 AI 模型，於輸入寄件人時系統即能從過往的樣本中推薦出相關性高的 email，讓使用者快速且輕鬆地點選正確的收件人，縮短作業時間。Mail2000 在未來開發上，除了持續依市場需求增添新功能外，也會開發更多產品間的整合應用功能，與管理者一同迎接後疫情時代無法抵擋的混合辦公趨勢。