2021 年
2021-01-29
後疫情時代企業對於歸檔訊息需求的轉變
產品經理 廖為紹
COVID-19 疫情在全球蔓延，人們在日常生活方面（食、衣、住、行）包含學習、就業全都受到影響，本文章探討處於後疫情時代企業組織在商業活動的轉變，以及對於歸檔訊息的需求。
WFH（Work From Home）的好處及壞處
自 2020 年 COVID-19 疫情爆發後，各企業組織開始開放讓員工在家上班（WFH，Work From Home）。Twitter 宣布永久實施 WFH 之後，Facebook 則計畫擴大遠端辦公政策。Facebook 執行長祖克柏（Mark Zuckerberg）預估，未來 5 至 10 年內，Facebook 將有半數職員以遠端的方式工作。
員工被企業組織雇用時必須要在指定地點辦公，一開始就受到地理位置限制，找工作的時候需要考慮交通、住宿等問題。現在只需要透過遠端工具及協作平台的協助就可以在家上班，企業組織也可以雇用到國外的優秀人才，對雙方都是有好處。
Gartner 在 2020 年 6 月對代表人力資源、法律、金融和房地產行業的 127 位公司領導者進行調查，顯示有 82% 的受訪者打算讓員工有時可以遠距工作。對於企業組織同時有在公司及遠端的混合型工作方式，身處不同地方的員工如何一起完成工作將是一大挑戰。
美國勞工部勞工統計局（BLS）公布的數據顯示，2020 年 12 月美國受雇人數當中、23.7% 受冠狀病毒大流行影響而遠距工作，創 2020 年 8 月（24.3%）以來最高比例。
而 WFH 看起來對於企業組織及員工都有好處，相關的遠端軟體、協作平台也在市面上存在一陣子，但為什麼是在疫情衝擊後才實施？對企業組織及員工擔心的問題是什麼？主要還是部分企業組織及員工對擔心 WFH 沒有效率，即使有軟體、服務甚至有預算，依然不會考慮轉型。而這次 COVID-19 疫情，可以說是強迫世界進行了一次數位轉型。
資訊產業與 WFH 歸檔的關聯性
放眼各種產業，服務業需要接觸人群、製造業需要人員操作機械、金融業的資訊環境較特殊，部分產業無法享受到 WFH 可以帶來的好處。相較起來資訊產業受到的衝擊較小，可以享受到較多好處。可能會有全部 WFH 或部分 WFH 的混合情形，如輪班進辦公室上班一半人員在辦公室另一半則 WFH。同事之間或公司之間溝通的方式會更有彈性，不再只侷限一定要面對面討論。
而透過各種協同協作平台所產生的訊息，如圖片、會議記錄、影音檔，對企業組織而言可能也有歸檔的需求。目前國內、外已有法規要求企業需歸檔一定年數的電子郵件，在這波 WFH 數位轉型下，產生了大量電子郵件以外的訊息類型。已經有企業組織注意到，在法規出現前就有歸檔更多訊息的需求。
協同作業服務的安全與便利性
因 COVID-19 疫情所引發的 WFH 數位轉型，各家協作平台也做出各種動作因應，如 Microsoft 提供為期六個月的免費 Microsoft 365 E1 優惠。由於微軟提供免費版更多功能，2020 年 3 月統計 Microsoft Teams 每天使用量已突破 4,400 萬人。
Microsoft 希望透過 Teams 的「頻道（Channel）」功能，以貼文、回覆方式討論不同主題帶給用戶新協作體驗，但用戶還需要時間才能習慣。而 Skype for Business Online 將於 2021 年 7 月除役，原先 Skype 用戶將被迫切換到 Teams。兩個原因導致「聊天（Chat）」成為使用人數及機率最高的功能。
企業組織在對內部、外部大量使用協同作業服務取得便利後，一定會有擔心企業組織機密外洩問題；由於協同作業需即時傳遞訊息，很難透過人工一一審核，多數企業將轉向「事後舉證」的方式，即可兼顧溝通效率、並達成資安及法遵要求。尋找 EIA（Enterprise Information Archiving）服務或軟體，歸檔更多在協同作業服務上產生的訊息將是企業組織所面臨的題目。
企業組織歸檔需求轉變
設想對企業組織，使用協同作業服務後在歸檔訊息需要滿足以下條件：
1. 已刪除訊息
協作平台上，為了溝通更便利只會保存、顯示最新的內容，但在舉證的情境 EIA 需要可以查詢到已經被刪除的訊息。2. 訊息版本
協作平台上所有訊息的變更都需要在 EIA 上保留紀錄，EIA 需要支援可查詢訊息的所有版本。
3. 更多類型的訊息
舉凡常見的文書檔案 doc(x)、xls(x)、ppt(x)、pdf 檔、各種圖片檔案類型，其他像是視訊、語音都會是 EIA 歸檔需求。
4. 精準查詢訊息內容
管理者需要快速且精準的透過關鍵字查詢到需要的訊息，並支援限縮查詢條件透過二次查詢提高查詢的精準度。
5. 多媒體訊息查詢
擁有「圖片辨識功能」與「語音轉文字」功能，可節省人工比對時間，幫助管理者能快速查詢出關鍵的訊息。
目前微軟在 Teams 的歸檔及查詢服務中，尚不能提供查詢刪除訊息或精準查詢等功能，所以有需要的企業會尋求更專業的歸檔及檢索方案。使用 Microsoft Graph API，所有第三方廠商都可以在企業管理者授權後，直接整合取得必要的資訊，提供更完整、豐富的 EIA 功能。例如網擎 Openfind 的 MailBase 即在 V6 SP2 版本推出可整合 Microsoft Teams 的歸檔服務，與既有強大企業郵件備份檢索功能相輔相成。
MailBase Teams 歸檔訊息查詢條件畫面
MailBase Teams 歸檔訊息查詢結果畫面
這次 COVID-19 疫情確實改變了很多人的生活及整體的產業結構，以企業組織而言，歸檔資訊內容一直都是在便利、機密及成本多方條件下取得平衡。雖然目前沒有法規強烈要求，但局勢改變的速度往往都比計畫來得更快。台灣資訊產業受疫情影響較少，但全世界所受到的衝擊遠比我們感受來的巨大，期望企業組織在這波數位轉型可以在防疫、經濟及政策各方面取得平衡，度過這次疫情難關。