2020 年
2020-12-31
數位轉型，從辦公室的日常開始
產品經理 林怡辰
若您近年有閱讀科技新聞、雜誌的習慣，相信「數位轉型」這個名詞對您來說一定不陌生，雖然各篇文章對這個詞的見解可能略有不同，但想傳達的概念是一致的：各個企業要如何利用科技的力量，改善工作環境，增加辦公室生產力，創造與競爭對手間的差異，提升競爭力，進而找到新商機的過程與解決方案。然而，這不是能一蹴可幾的目標，需要企業階段式的提升，從傳統產業、數位化、數位優化、數位轉型逐步規劃，並且需要內部從上到下配合，才能一步步邁向下個里程碑。
台灣已有部分產業隨著經濟型態的演變、或人口老化因素，驅使他們必須加速轉型，才讓產業生存下去；以農業與長照相關行業為例：農業透過系統智慧化提高生產效率和品質，並引進各項設備，讓農民不再需要投入像先前一樣的大量勞力、以及冒著看天吃飯的不穩定產出的風險，除此之外，更能吸引年輕人願意投入這項行業，讓原本就有優良農業技術的台灣，更能依年輕人的嶄新思考與科技輔助往上提升，使得農業在海內外更加發光發熱。而長照相關產業在近年推出線上看診、穿戴式裝置等，使得醫生能從遠端分析病人情況，並且解決老年人因行動不便而無法看診的問題；透過穿戴裝置的隨身測量，看護不再需要 24 小時在旁待命，舒緩不少人力負擔。
然而，由於一般企業沒有迫切的轉型動機，導致許多企業仍維持傳統的作業形式，資策會統計發現有近 46% 企業仍未啟動數位轉型，僅有約 20% 企業已經產生營運綜效。以企業別來分，製造業以 50.4% 仍未啟用數位轉型高居第一，第二的服務業也有 43.5%，即便企業已有改變的意識，內部所帶來的阻力往往令推動者卻步。
疫情或成為最大推手
隨著 2020 年初的新冠肺炎（COVID-19）肆虐，疫情日益嚴重，在不知何時會被迫在家上班的壓力下，企業開始思考與模擬疫情下的運作模式，因而發現，不論是基本的對內對外溝通，以及日常的辦公室工作，都變得舉步維艱，要如何讓員工們能維持正常工作，繼而維持產能，成為各企業的一大課題。即便台灣目前控制得當，疫情逐步減緩，數位轉型的腳步也不該隨之趨緩，立即開始佈署與執行才是上上策！
數位轉型從何做起
然而，數位轉型的方式百百種，如何決定從何處著手？這次的疫情讓我們了解到：除了基礎建設，如員工電腦的配置、網路的管控、穩定度…等等必須首先建立以外，辦公室內的日常工作更是需要重視，舉凡收發信、編輯文件、瀏覽檔案、開會、員工間的溝通…等等，必須建立起何時何地皆可安全、便利工作的辦公環境，各項業務才能正常運行。
如何讓員工無痛轉型
數位轉型的過程中，推動者最擔心的就是變更員工習慣而產生的反彈，尤其若是影響到高階主管或重要業務流程，將會成為極大的阻力；追求成效的過程中，若能達成「無痛轉型」很可能帶來巨大突破。
以檔案的編輯與存取為例：根據網擎的經驗，企業內的公用檔案會儲存於自建的檔案系統，如網芳、NAS、FTP 伺服器…等等，並僅允許由內網取得檔案以減少風險；需新增修改檔案時，員工習慣在個人電腦以 Office 編輯，再定期上傳至內部檔案系統。但這樣的架構，當要在家上班時，員工就需以 VPN 連線至公司內部網路，再複製檔案編輯，或使用遠端桌面，操作的順暢度將大打折扣，也影響工作效率。若企業導入現代的檔案分享平台，不僅安全性高，也可從外連線，即使在家上班，使用者也可透過各類型的裝置於線上取用或分享檔案，當這類型的平台還提供線上共編功能時，同事間的遠端共事將更加簡單，且所有檔案內容及更動記錄，都存放於企業內部的儲存空間，符合企業資安所需。
而要如何讓使用者調整習慣，建議可以用以下方式逐步推動：
1. 建置新的檔案分享與編輯平台後，將原本檔案系統上的檔案，以同樣的架構搬到新系統的分享資料夾底下，並設定對應的權限。
2. 使用者於電腦端安裝該平台同步軟體，並告知個人工作上的檔案也請存放於指定的同步資料夾，其餘的操作習慣，如檔案的編輯、瀏覽，皆可維持原本習慣，在電腦端開啟檔案即可。
以上兩個步驟之後，即可在改變些微存放習慣的情況下，開始與新的檔案分享與編輯平台產生鏈結。緊接著，可要求各部門主管安排需共同編輯檔案的工作內容，舉例如下：
1. 開會時，開啟一份會議紀錄，請相關人員需共同於線上填寫這份會議紀錄。
2. 透過線上共編系統，共同製作一份要對同部門或跨部門報告的簡報。
根據各個部門的檔案操作型態，讓員工陸續使用線上編輯器，即可讓員工習慣這樣的工作型態，維持甚至提升工作效率。
改變工作型態，雲端自建各有所長
基礎建設與軟硬體的建立，在數位轉型的過程是必須的，除了需要時間規劃，也需要不少的預算和部署所需的人力，並循序漸進引導使用者。遇上新冠肺炎（COVID-19）這樣突如其來的事件，當企業無法慢慢建置導入時，使用雲端架構或許是企業可考慮的方式之一，舉凡 Google、微軟、以及 Openfind 都有提供相關的服務，若留意選擇通過 ISO 27001、ISO 27550 等國際資安及隱私認證的廠商，即可不需自行建置、快速擁有安全且可擴增的資訊系統，企業亦能即刻體驗新的工作型態，跨出數位轉型的第一步。
隨著時代的演進，數位轉型是企業的必經之路，政府在近幾年也持續鼓勵中小企業轉型，並提供相關補助，以降低企業的經濟負擔，從辦公室的日常循序前進，是建議給您的第一步，待基本的工作環境準備完成，後續的數位轉型才得以思索與進展，滾動出更多的商務模式與利益！