2020 年
2020-07-30
工作完成！高效率上班族 6 大雲端工具活用術
雲端產品企劃主任 郭欣羽
企業辦公所需的工作溝通需求，與個人通訊需求是不一樣的，在乎的層面也不一樣，一般來說資訊管理者會比較在乎辦公室軟體是否有以下特性：
1. 資料集中儲存：
因為辦公資料通常有機密性，如果資料分散儲存，難免有意外曝光的風險，如果能將資料集中儲存，在資訊管理面能更加簡化而有效率。
2. 隱私安全管理：
公務資料的機密保存，早已是重要課題，舉凡顧客與員工等個人資料、設計研發機密及營運財務資料，這些不斷在企業內部溝通研討的資料，都必須有妥善機制稽核保護。
3. 一個帳號就好：
資訊服務用於溝通，溝通的重點在於效率，考量使用者對於資訊服務的熟悉程度，一個帳號就能穿梭多項資訊服務，對使用者來說會更加方便。
工作溝通，怎樣才能最有效率？企業辦公溝通善用雲端工具，有效提升辦公生產力，以下針對 208 份企業上班族進行調查，了解他們最常用的工作溝通小秘訣。
上班族需要隨時存取的工作資料類型
工作上需要參考的資料類型相當多元，其中又以文書檔案居多（75%），其他像是圖片/照片（53.8%）、文字訊息（35.6%）及網頁連結（15.9%）也是常見的工作參考資料，為了便利使用者隨身攜帶，可以提供行動公事包，方便收納上述的工作資料。
而目前 Email 依然是多數上班族重要的工作溝通工具之一，不過存取 Email 的方式，相較傳統只在電腦上存取的需求，目前看來有 3 成以上的上班族會需要藉由行動 APP 存取 Email，所以行動溝通也是企業辦公的重點項目。
高效率上班族常用的 6 大雲端工具
接下來切入正題，如果您不是資訊管理者，而是一般上班族，想知道如何提升工作溝通效率的話，接下來立刻為您揭曉今年上班族最常用的 6 大雲端工具，並同時告知這些工具的專屬應用情境，工欲善其事必先利其器。
第 6 名：工作即時通（26%）
即時通訊可以是大家都熟悉的聊天室，也可以超乎大家預期地提供許多便利功能，例如：查找舊訊舊檔的也很方便的檔案庫、手機/桌機完整接軌，隨時想看就有，再用「行動公事包」存入工作資料，方便跨裝置開檔案。最近異地辦公需求盛行，工作即時通整合視訊會議服務，方便不在辦公室的同仁也能參與小組討論，遠距辦公也能縮短與同事的距離。
您是否想過即時通訊也該有專人管理呢！真的跟私人在用的即時通訊要很不一樣，工作即時通建議搭載管理者內控機制，務求比免費通訊軟體更安全，更要能管理來賓帳號、存取 IP、及傳訊權限等配備。
第 5 名：雲端硬碟（28.4%）
工作要用的檔案，很多人都會存在雲端，方便自己也可跨裝置取用檔案，所以活用雲端儲存服務很重要！不只自己閱讀用，跟同事分享討論更是重點，雲端檔案分享服務會比 USB 更方便，不小心把檔案改壞還可復原舊版。想加速團隊生產力？能控制存取權限的線上共編功能，會是你不錯的選擇。
如果有小組討論需求，也可以建置「專案資料夾」，把需要的資料列進來，鎖上 Password 再分享會更放心。公司機密要妥善保管，也可以制定公司政策，進行個資掃描與分享稽核，自動化避免重要資訊外洩的風險。
第 4 名：通訊錄（31.7%）
在職場上，若想要左右逢源，必要時刻有貴人相助，不能臨時抱佛腳，通訊錄的整理是門很重要的學問！個人通訊錄存好自己經常聯繫的工作夥伴資訊，更重要的是還有企業先內建好的公司同仁通訊錄及群組聯繫資訊，想要尋找跨部門同事的聯繫資料時，絲毫不費力。
第 3 名：預約寄信（33.7%）
有些信件其實你很早就知道要寄出，只是時間還沒到，放著放著，不小心就錯過時效性了嗎？善用預約寄信的功能，可以先把要寄出的資料（包含郵件內文及附檔或其他參考資料）組織起來，時間到了系統就會自動寄出，當然，信件尚未寄出之前如果有更新的資料或是想要調整的內容，還要可以隨您的需求做修正喲。
第 2 名：郵件標籤（37.5%）
每封電子郵件所代表的意義種類繁多，有些是有待辦事項的，有些只是要提醒您的公告，更有許多則是代表一項項的專案進程，每封信的重要程度不一定相同，試著把不同類別的郵件標上不同底色、貼上不同的符號標籤，或是移動到不同信夾，做好區別，能讓 TODO 處理更有效率。
第 1 名：雲端附檔（38.9%）
雲端附檔是可以幫助您縮小信件尺寸的好幫手！有些時候寄信只是為了給對方一個檔案，不過要是檔案很大的話，你可能會碰上檔案夾帶失敗，或即使附檔成功但卻寄不出去或對方收不下來反而被退信的困擾。檔案傳遞的過程會變的很不順利，影響工作心情。
雲端附檔協助將檔案轉成下載連結模式，檔案本身並不會隨著信件寄出，所以信件的尺寸可以維持的很小，當收件人收到信之後，再點選連結就可以下載檔案，節省信箱空間，另外還有防止誤寄的加分效果，不小心寄錯檔案可趕快取消連結，連結失效後您也就不怕被對方下載錯誤的檔案囉！
在資訊爆炸的時代，上班族同仁每天要接收的資訊，實在多不勝數，如何有效去蕪存菁，只保留對自己來說至關重要的上班關鍵訊息，並避免被無效的工作雜訊給拖慢自己的生產力，是我們每天都可以反思的議題。
雲端服務在經濟與技術門檻上，會比傳統資訊系統來得有優勢，對於需要節省時間及維運成本的企業來說，是相對適合的選擇。再者，雲端服務可彈性加載所需的功能服務，彼此的整合度也相當高，一個帳號就可以享受多項服務，對資訊管理者及使用者來說都相當方便。在企業機關尚未探尋出自己的最佳工作溝通方程式之前，不妨參考本文提到的雲端辦公利器，一步步提升自己的辦公生產力。