2020 年
2020-02-26
企業不可不知的防疫 BCP 五大面向
網擎資訊行銷處
隨著 2019 年底新型冠狀病毒出現，疫情蔓延近二個多月來，各國交通運輸大受影響，兩岸三地皆設立據點的組織與企業更陸續傳出延後開工甚至停工的決定，復工進度遙遙無期。根據國發會表示，台灣對中國大陸出口的比重達 27.9%、進口也達 20.1%，預期台灣五大受衝擊的產業，包含了觀光與零售、電子零組件、汽車零組件、石化業、機械設備業皆會受影響。而行政院主計處則估計，若疫情持續到四月下旬，台灣的經濟成長率將減少 0.35~0.5 個百分點。Gartner 資深分析師 Koray Köse 也指出，疾病的蔓延是相當難以預測的，對企業來說，風險始終存在，且會隨著全球化的發展與供應鏈的整合而加劇。
事實上，企業面對無論是天災或是人為因素，帶來組織重大災害的狀況層出不窮，舉凡台灣 921 大地震或是 311 日本大地震的災害帶來的災害效應，以致機房停止運作、服務中斷的慘痛經歷，在在突顯出 BCP 的重要性。BCP 的目的主要是為了減少組織事件發生之衝擊，及縮短系統停止提供服務之可接受度，以降低財務損失、維持企業聲譽、保護企業人員、提高客戶滿意度，以及法律的需求。
針對此次武漢肺炎疫情，原本每年農曆新年前後即為企業人力流動較不穩定的期間，年後為配合政府防疫政策，讓居家隔離人數居高不下，防疫照顧假衍生的成本也讓企業營運大幅受到衝擊，企業該如何做好持續營運計畫？是防疫期間的首要課題，下列提供幾項因應重點：
1. 建立員工健康監測和追蹤機制：疫情控制人人有責，企業可透過簡單的工具程式，讓員工可即時回傳體溫紀錄，甚至是旅遊史等資訊，隨時掌握員工的健康狀況。
2. 建立公司主管應變小組：突如其來的災害造成企業營運受影響，企業應立即成立應變小組，除了掌握員工健康狀況外，還需因應大環境的變化進行各項細項調整。
3. 建立遠距工作機制：為配合政府防疫政策，建議導入可滿足跨地區、跨平台、跨裝置的遠距工作平台，讓員工隨時隨地的存取、編輯及交換檔案，迅速完成組織間的溝通及檔案分享。
4. 建立即時通訊機制：面對散佈各營運據點或是居家隔離的員工，若能透過企業溝通平台即時佈達各項消息，如促銷價格或客戶報價單等等，都能有效提高工作效率。
5. 做好災難備援和復原演練：近年來雲端時代來臨，加上企業行動化的普及率提升，基於風險管理考量災難備援和復原的需從平日做起，目的就是讓企業內部的系統與資料，能有最佳的保護措施，藉由合理的手段與方法，盡可能縮短系統中斷的復原時間，降低營運中斷所造成的資料損失。
本次疫情有賴於台灣人民齊心協力並多方配合政府防疫措施，因此疫情控制尚屬穩定，但各行各業依舊受到疫情影響而需配合原本的工作方式，筆者身邊其實許多親友就是台商，往來客戶也多半是日本、新加坡當地的公司，過年後面臨到大陸尚未開工，但又得配合台灣、新加坡、日本等地的工作時間，公司也嚴格禁止出差拜訪等等。年後恰巧去拜訪這位台商親友，便詢問他無法回去上班怎麼辦？看他一點也不煩惱因停工而收入停擺，甚至在家裡打造一個辦公位置，忍不住好奇問到：「你是在家上班嗎？」
果不其然被我猜中，台商親友興高采烈地介紹著他的行動辦公室，一邊說著：
「其實長期以來他就沒有所謂的辦公室，只要有網路一台筆電、一支手機就可以辦公，透過公司內部的企業 IM 系統，直接串連同事的電子郵件帳號， 完全不必詢問客戶或同事的通訊 ID，就可以直接聯繫溝通，而且還能保存對話訊息，隨時查找過往的對話紀錄和檔案，完全掌握工作進度。」
但我還是百思不解好奇的詢問他：
「你們應該還是得整理資料檔案，那這樣文件要怎麼改？還得將檔案傳給對方？」
說到這，台商親友便立刻開了他的手機邊操作給我看：
「其實現在的企業 IM 系統可以設定群組，直接線上開會群組溝通，針對專案的會議討論也能透過檔案分享共編軟體，即時傳送文件檔案線上修改編輯，不受時間、空間限制進行協同作業。」
我又提出了我的疑慮：「可是這樣檔案互傳，都是公司機密耶！感覺不是很安全。」
台商親友搖搖頭說：「除了檔案分享的便利之餘，因為考量到同事間在各地傳送內部文件，系統也會存取所有傳送編輯紀錄包含檔案下載、上傳、更新、分享，還可以設定檔案分享權限，確保組織內部的重要檔案不外流。」
另外，台商親友又說到：「公司為了因應疫情，開發了超酷炫【防疫王】系統，因為台商分布各地，公司仍然在意員工的健康安全，因此【防疫王】讓員工確實做到自主管理，並即時回報身體體溫狀況，連防疫政策也都完全自動化。」
這樣一系列的行動辦公解決方案，不僅員工不用擔心因停工而造成家庭收入困境，公司也實現了 BCP 企業營運不中斷地理念，無需擔心突然停工或居家隔離的問題，隨時隨地打造了一個安全無虞的行動辦公環境！
在此也提醒企業導入此類溝通平台時，要注意評估比較其與一般 LINE 或免費雲端硬碟的不同之處。畢竟是為企業設計的軟體服務，除了基本應有的專業客服與工程師做為企業 IT 管理的後盾之外，也有不少關鍵功能差異如：企業用的即時溝通常以「專案項目」或「工作任務」建立群組，其中的訊息與檔案能永久保存、隨時下載，同時也內建分類標籤、全文檢索等功能，方便企業隨時查詢歷史資料；有些平台亦開放讓後來加入專案的成員能看到之前的資料，讓新人可以快速上手、提高團隊效率。對比坊間免費的雲端硬碟，其分享權限通常較為寬鬆，一有不慎即可能造成公司機密或個資外洩；在企業專用的檔案儲存平台，則可在分享時就限定可下載的期限與次數，並設定密碼等，有些更提供分享前需經主管審核的功能，從一開始就大幅降低分享的風險。筆者也觀察到，目前全球包含台灣在內的各軟體服務廠商，很多都力挺受衝擊企業、推出紓困方案如：免費使用或短租優惠等，建議企業面對此次新冠肺炎危機時，可多加利用、正面迎戰，一起渡過難關。